En administratör och en administratör/registrator med utveckling

Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta i Stockholm

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning och utbildning i svenska för invandrare (sfi).



Arbetsmarknadsförvaltningens administrativa stab har ett gemensamt ansvar för ett samlat administrativt stöd till förvaltningens direktör, stabs- och avdelningschefer samt för gemensamma administrativa och praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor, nämndsekretariat, registratur och arkiv.

Inom administrativa staben arbetar vi ständigt med att utveckla de administrativa processerna och alla medarbetare i staben har en viktig roll genom att aktivt delta i det arbetet och i att arbeta mot gemensamt uppsatta mål för verksamheten.
Administrativa staben består av sex medarbetare och en stabs-chef. Vår arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet, nära tunnel- och tvärbanestationerna Globen.

Vi söker nu två administratörer där en av tjänsterna är som administratör/ registrator.

Publiceringsdatum
2017-01-31

Dina arbetsuppgifter
Du jobbar brett med administration kopplat till administrativa stabens arbete och inom detta kan du även ha ett specialområde beroende på erfarenhet och kvalifikationer.
Du har ett nära samarbete med förvaltningens ledningsgrupp och medarbetare där du fungerar som ett administrativt stöd med bland annat planering och genomförande av olika möten där ansvar för protokollskrivning och minnesanteckningar ingår.
I rollen ingår även att samordna och planera möten och konferensarrangemang, ta fram och ändra i rutiner och blanketter samt att hantera fakturor och inköp.
Det kan även ingå att sammanställa och sprida information och i vissa fall även att ansvara för samarbetsytor. Du deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och planerar och genomför utbildningar och informationsinsatser inom enhetens ansvarsområden.

Till den ena av tjänsterna söker vi dig som utöver ovanstående arbetar med registratur och arkiv. I rollen som administratör/registrator registrerar du handlingar i förvaltningens diarium, stöttar handläggare gällande hantering av allmänna handlingar, ger stöd till enheter gällande arkivfrågor samt effektiviserar och utvecklar verksamheten inom registratur och arkiv. Inom uppdraget kommer du att ha en aktiv roll i förvaltningens införande av det för Stockholms stad gemensamma ärendehanteringssystem eDok.

Kvalifikationer gällande båda tjänsterna
Vi söker dig som har:

- gymnasiekompetens
- goda IT-kunskaper där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program samt i e-tjänster
- erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation
- minst två års dokumenterad erfarenhet som administratör där det regelbundet har ingått att föra protokoll av formell karaktär
- erfarenhet av att hålla ihop processer som t ex hantering av återkommande möten med tillhörande förberedelser, genomförande och uppföljning

Då tjänsterna bland annat innebär att skriva protokoll och minnesanteckningar behöver du ha god förmåga att formulera dig i tal och skrift.

För tjänsten gällande administratör/registrator söker vi dig som utöver ovanstående kvalifikationer har:

- högskoleutbildning för registratorer, är diplomerad registrator eller har annan utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap
- minst tre års erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarande inom offentlig förvaltning
- goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokument- och arkivhantering inom offentlig förvaltning

Meriterande för båda tjänsterna:

- erfarenhet av utvecklingsarbete inom digital ärende- och dokumenthantering inom arkiv- och informationshantering
- erfarenhet av att informera, ge råd och utbilda

Som person är du självgående med förmågan att driva dina egna processer vidare. Du har god förmåga att samarbeta och arbeta i grupp. Du har känsla för service med intresse och viljan att hjälpa andra. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet i verksamheten. Du är strukturerad, du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du arbetar efter verksamhetens gemensamma mål och har fokus på resultat.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet

Övrig information
Vi erbjuder dig:
• ett självständigt och utvecklande arbete där du får möjlighet att vara med att påverka - en sund och god arbetsmiljö då vi är måna om att våra medarbetare ska kunna kombinera yrkesliv och privatliv på ett bra sätt
• vinter- och sommararbetstid
• flexibel arbetstid
• 1 friskvårdstimme/vecka
• friskvårdsbidrag
• möjlighet att köpa förmånligt årskort till Stockholms stads simhallar inkl. gym

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Enligt överenskommelse tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2017-02-14
Ange följande referens när du ansöker: 2017/455
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Ulrika Wahlström, HR-konsult 08-508 11 733 ulrika.wahlstrom@stockholm.se
Amanda Hernbäck, Administrativ chef 08-508 35 511

Företag
Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta

Adress
Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta
Box 10014
12126 Stockholm-globen

Kontorsadress
Box 10014

Jobbnummer
3292950

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Stockholms Stad, Arbetsmarknadsförvaltningen, Administrativa sta: