Dokumentcontroller till Micasa Fastigheter
Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Verksamhetsstöd, Staben / Administratörsjobb / Stockholm
2023-12-20
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Verksamhetsstöd, Staben i Stockholm Vill du jobba för ett bolag som tar ett stort samhällsansvar, där hög kompetens och engagerade kollegor präglar stämningen? Har du ett intresse för dokumenthantering och digitalisering? Då kan det vara dig vi söker!
Om tjänsten
Som dokumentcontroller tillhör du vår nyinrättade enhet Staben.
I stabsteamet ingår, förutom enhetschef, jurist, verksamhetsutvecklare och verksamhetssamordnare. Du har en viktig funktion där du i din roll stödjer hela bolaget. Rollen som dokumentcontroller är ny hos oss och du ges därmed möjlighet att delta i uppbyggandet av den.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter handlar om arkivhantering, dokumenthantering och ärendehantering. Du kommer att vara ansvarig för vårt ärende- och dokumenthanteringssystem eDok. Där ansvarar du för förvaltning, utbildning och behörighetsadministration i systemet. Vidare klassificerar och diarieför du inkommande ärenden och genomför gallring i systemet.
Vi har påbörjat ett arbete med att digitalisera vår informationshantering och det kommer du att fortsätta arbeta med.
Du kommer även att:
- bistå och stödja vid årlig arkivering och gallring.
- ansvara för daglig registrering av inkommande post i eDok (Platina).
- ansvara för bolagets officiella inkommande e-post där du administrerar/registrerar inkommande mail och hänvisar vidare.
- hantera utlämnande av allmänna handlingar tillsammans med ansvarig chef/medarbetare.
- hantera interna och externa förfrågningar som anknyter till dokument- och ärendehantering inom bolaget.
- tillsammans med arkivkonsult uppdatera rutiner, dokument inom informationsredovisningen så som arkivpolicy, klassificeringsstruktur, hanteringsanvisningar, arkivbeskrivning m.m.
- bistå dataskyddsombudet med att ta fram registerutdrag. samordning av GDPR-arbetet, handlägga dataskyddsärenden (Konsekvensbedömning, Incidentrapportering) och uppdatera registerförteckning i Draftit.
- ansvara för introduktion av nya medarbetare i bland annat Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), diarieföring, arkiv och hantering av personuppgifter.
- bistå vid stängning av system.
- vara en av bolagets internrevisorer.
- vara back-up för styrelsesekreteraren
- hantera andra förekommande uppgifter inom enheten.
Vi tror att du tidigare kan ha arbetat som registrator eller i liknande uppdrag.
Publiceringsdatum2023-12-20Kvalifikationer - Registratorsutbildning/dipl. dokumentcontroller eller motsvarande.
- Kunskap inom utredningsmetodik, klarspråk - god skribent, förstå styrningen inom politisk/offentlig organisation, ledning- och styrning inom bolagssektorn.
- Förståelse för arkivverksamhet inom offentlig sektor.
- God kunskap om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registratorsfunktion.
- God digital mognad, IT- och systemförståelse.
- Arbetat i dokument- och ärendehanteringssystem.
- God förmåga att utrycka dig på svenska i tal och i skrift.
Meriterande kvalifikationer
- Akademisk utbildning inom t ex statsvetenskap, samhällsvetenskap eller arkiv- och informationsvetenskap.
- Kunskap inom kommunallag och förvaltningslag.
- Styrelsearbete i bolag.
- Erfarenhet av liknade uppgifter inom kommun, stat eller region.
- Vana av att hantera konfidentiell information.
- Arbetat i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina/eDok.
- Kunskap inom informationssäkerhet och dataskyddsfrågor.
- Kunskap om hantering av fastighetsrelaterad information i byggprojekt och i förvaltning.
Dina personliga egenskaperVi söker dig som trivs i en stödjande roll där du dagligen samarbetar med olika parter. Du har ett självgående arbetssätt där ditt arbete präglas av en god struktur. För dig kommer det naturligt att ta eget initiativ inom satta ramar och på så sätt bidra till att utveckla din roll men även bolaget.
I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper.
Så ansöker duDu skickar in din ansökan genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Vårt rekryteringsarbete är kompetensbaserat som en del av vårt likabehandlingsarbete, och av den anledningen tar vi inte emot personliga brev. Vi ber dig därför att endast ladda upp ditt CV och svara på urvalsfrågorna. Vi tar inte emot ansökningar/intresseanmälningar på något annat sätt.
Urval sker löpande och intervjuer sker efter sista ansökningsdag. Har du frågor är du välkommen att kontakta rekryterande chef mailto:
marie.eriksson@micasa.se, enhetschef Staben, eller mailto:
teresa.karrstrom@micasa.se, HR-generalist. Du kan också kontakta oss via mailto:
info@micasa.se.
Varmt välkommen med din ansökan!
Vårt erbjudande
Förutom att vistas på vårt moderna trevliga kontor har du möjlighet att planera ditt arbete delvis på distans då det nya arbetssättet är naturligt för oss, då vi växlar hybridmöten med möten på plats, efter behov.
Som förmån har vi möjlighet till 8 timmars valfritt volontärsarbete varje år för att engagera oss i något som vi brinner extra för. Vi har även friskvårdsbidrag, lunchkort, samtalsstöd, privat sjukförsäkring och regelbundet anordnade friskvårdsaktiviteter.
Stockholm stads förmåner
Då Micasa Fastigheter är en del av Stockholm stad får du även möjlighet att ta del av stadens förmånspaket. Du kan läsa mer om förmånerna för anställda inom Stockholms stad här:
https://jobba.stockholm/formaner/ Om verksamheten
Micasa Fastigheter i Stockholm AB är ett fastighetsbolag som ingår i koncernen Stockholms Stadshus AB. Vår huvudsakliga uppgift är att tillhandahålla välskötta, trygga och tillgängliga bostäder till stadens äldre, personer med funktionsnedsättning samt till av staden prioriterade grupper med svag ställning på bostadsmarknaden. Vi äger och förvaltar ca 102 fastigheter som omfattar knappt 1 miljon kvadratmeter. Vårt sätt att driva verksamheten är certifierat enligt ISO 14 001 för miljö och ISO 50 001 för energi
Hos oss kan ditt arbete hjälpa till att förenkla boendesituationen för människor som behöver stöd och omsorg. Micasa Fastigheter har ett modernt kontor på Nordkapsgatan 3 i Kista, ca 7 minuters gångväg från Kista centrums tunnelbana och busstation.
Mer information
Läs mer om oss på vår webbplats
https://www.micasa.se/.Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-01-14
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2023/7171".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Micasa Fastigheter i Stockholm AB (org.nr 556581-7870)
Arbetsplats Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Verksamhetsstöd, Staben
Kontakt Marie Eriksson (rekryterande chef)
08-50836017 Övrig information om företaget/organisationen Offentliga upphandlingar genomförda av Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Verksamhetsstöd, Staben Senaste upphandlingen:
Kv. Ånn 7, totalentreprenad med samverkan Jobbnummer 8343054