Dokumentcontroller till Enheten för dokument, administration och

Sida / Administratörsjobb / Gotland
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Gotland, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotland, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom arbete tillsammans med andra aktörer bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling.
Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv samt anti-korruption och dataskydd. Enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) söker en utvecklingsorienterad Dokumentcontroller med placering i Visby. Enheten har sin bas i Visby och har för närvarande 25 medarbetare varav sju är placerade vid centralarkivet i Stockholm.
Enheten ansvarar för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande processer och verksamhet inom enhetens ansvarsområden. Ansvaret omfattar såväl arkiv- och dokumenthantering som löneadministration.

Publiceringsdatum
2021-01-28

Dina arbetsuppgifter
Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
Kvalitetssäkra registreringar i Dox avseende grunduppgifter/metadata
Stödja Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, d.v.s. inkomna mail från allmänheten

Kvalifikationskrav

Utbildningsbakgrund
Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

Språk
Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift.

Kompetens och arbetslivserfarenhet
Erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem
Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt personuppgiftslagen/dataskyddsförordningen
God förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Dina personliga egenskaper
Vi söker dig som:
Är noggrann, målinriktad och van att arbeta självständigt
Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
Är utåtriktad och pedagogisk samt trivs i rollen med att informera och ge stöd till medarbetare och chefer
Är analytiskt lagd
Är strukturerad och har en hög serviceambition

Sida har även definierat ett antal generella kompetenser som du som medarbetare behöver ha för att myndigheten ska kunna uppnå sina verksamhetsmål. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är initiativtagande och drivande och besitter kunskap och förståelse för att bidra till nytänkande och innovation. Du behöver ha en god förmåga att samarbeta med flera parter, god kommunikativ förmåga och kunna föra dialog samt förmåga att skapa förtroende bland de du möter och arbetar med. Du bör vidare vara flexibel för att hantera det oförutsägbara och vara lösningsorienterad.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Meriter
Erfarenhet av Sidas organisation, uppdrag och ärendehanteringssystem (Public 360)
Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning
Kunskaper i franska och/eller spanska

Övrig information
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att du behöver lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Placering
Befattningen är placerad på enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) inom Avdelningen för verksamhetsstöd på Sidas kontor i Visby.
Anställningsvillkor
Befattningen avser en allmän visstidsanställning tills vidare, dock längst t o m 2021-12-31, med möjlighet till förlängning. Tillträde efter överenskommelse
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 3/21
Om du vill ha mer information om befattningen, kontakta enhetschef för Dokument, Administration och Resurs (DAR), Thomas Küchen, tfn 08-698 52 88 eller Mikael Andersson, Samordnare Dokument & Arkiv, tfn 08-698 55 04.
Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 10 februari 2021
Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2021-02-10
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Adress
Sida
Visborgsallén 4
62150 Visby

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Sida (org.nr 202100-4789)
Visborgsallén 4 (visa karta)
621 50 VISBY

Arbetsplats
Dar

Jobbnummer
5545380

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller till Enheten för dokument, administration och

Prenumerera på jobb från Sida