Dokumentcontroller till bildningsförvaltningen
Oskarshamns kommun, Bildningsförvaltningen / Administratörsjobb / Oskarshamn
2024-07-02
Visa alla administratörsjobb i Oskarshamn,
Mönsterås,
Högsby,
Hultsfred,
Borgholm eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Oskarshamns kommun, Bildningsförvaltningen i Oskarshamn Välkommen till öarnas och sjöarnas plats!
Här i Oskarshamn kan du uppleva lugnet i värmen och tryggheten och finna din energi i närheten och gemenskapen. Vi är stolta över att vara landets fjärde örikaste kommun, med över 6 000 öar i vår skärgård och i våra 500 sjöar. Oavsett om du söker avkoppling eller äventyr, så har Oskarshamn något att erbjuda. Med havet som fond och barrdoft runt hörnet är det lätt att förälska sig och slå sig till ro.
I Oskarshamn kan du växa och utvecklas. Med stora arbetsgivare inom industri och teknik, drivna entreprenörer och småföretagare, erbjuder Oskarshamn ett välmående näringsliv och spännande möjligheter. Närheten mellan landsbygd, stad, hav och skog ger alla förutsättningar att leva tryggt och bekvämt, med tid över att följa passioner och drömmar. Välkommen att kasta ankar i Oskarshamns kommun.
Tjänsten är placerad på Bildningsförvaltningens administrativa grupp. Bildningsförvaltningen ansvarar för utbildning, kultur- och fritid. Förvaltningen ska se till att dessa verksamheter bedrivs enligt lagar, förordningar och andra bestämmelser samt följer nationella mål och riktlinjer som Oskarshamns kommunfullmäktige bestämt.
Administrationens uppdrag gentemot elever, vårdnadshavare, medborgare, medarbetare, chefer och politiker är att med utgångspunkt från barnets och elevens bästa uppfylla behoven av support och stöd inom: Kansli, nämnd och utredning, Barn/elevuppgiftshantering, Nämndadministration, Ekonomi & personal och Expedition
Löpande rekrytering tillämpas för denna tjänst, välkommen med din ansökan redan idag!
Publiceringsdatum2024-07-02ArbetsuppgifterSom dokumentcontroller är du bildningsförvaltningens informationshanteringsexpert. Du ansvarar för att förvaltningen upprätthåller en effektiv och rättssäker hantering av handlingar/dokument/information. Du arbetar systematiskt och strukturerat för att utbilda och trygga organisationens medarbetare i hantering av information utifrån lagar, förordningar och interna styrdokument som bland annat informationshanteringsplan och delegationsordning. Du har det operativa ansvaret för hantering av inkommande post och diarieföring samt en roll som arkivsamordnare och arkivombud för bildningsnämnden. Du kommer också ha ett förvaltningsansvar för ärendehanteringssystemet Public 360.
Du förväntas arbeta effektivt och självständigt och ta ett stort ansvar för att utveckla rutiner och standarder gällande informationshantering. Service och bemötande är en viktig del av arbetet då du fungerar både som stöd, support och specialist inom ditt ansvarsområde.
I tjänsten ingår även arbetsuppgifter såsom:
• Stödja, stötta och utbilda chefer och medarbetare i informationshantering.
• Samordna och driva utvecklingsarbeten inom informationshantering.
• Driva och stödja arbetet med att utveckla automatiseringen/digitaliseringen och effektiviseringen av interna administrativa processer.
• Samordna och driva uppföljnings- och utvärderingsarbeten inom bildningsnämndens ansvarsområden.
• Stöd till chefer i utredningsuppdrag.
• Registratur och diarieföring samt arkivering.
• Regelbunden översyn av informationshanteringsplan och delegationsordning.
• Hantering av ärenden gällande interkommunal ersättning.
Du har ett nära samarbete med nämndsekreterare, organisationsstrateg,
systemförvaltare, digitaliseringscoach och utredare. Tillsammans utgör ni ett team som arbetar övergripande med förvaltningens alla verksamhetsformer. Din arbetsplats är förlagd till Bildningskontoret men du förutsätts ta dig runt till organisationens olika verksamheter vid behov.
KvalifikationerAkademisk utbildning inom organisation och ledarskap, statsvetenskap, juridik eller annan som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
Du har:
• Goda kunskaper om det svenska utbildningssystemet.
• Mycket goda kunskaper om gällande lag, i synnerhet skollag, kommunallag, förvaltningslag, offentlighet och sekretess.
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta förvaltande och utvecklande i ett digitalt ärendehanteringssystem.
• Mycket god systemförståelse och förmåga till helhetsperspektiv/helhetssyn.
• Dokumenterad erfarenhet av att driva utveckling- och förändringsarbeten.
• God förmåga att uttrycka dig klart, lättillgängligt och korrekt i tal och skrift på svenska
• Dokumenterad erfarenhet av att göra utredningar, skriva beslut, rapporter eller andra komplexa texter av hög kvalitet inom offentlig förvaltning eller motsvarande.
Du är väl förtrogen med en politisk organisation och har förståelse för de politiska processerna.
För att du ska trivas som dokumentcontroller hos oss behöver du ha kapacitet att växla mellan att arbeta på en övergripande nivå och detaljnivå. Du behöver vara skicklig på att se och bedöma möjligheter till effektivisering och utveckling och omsätta dina idéer i praktiken.
Du behöver också vara strukturerad, självgående samt service- och kvalitetsmedveten.
Du behöver ha ett förtroendeingivande sätt som gör det lätt för dig att skapa tillitsfulla relationer.
Under vissa perioder av året behöver du klara av en hög arbetsbelastning. Du behöver trivas med att självständigt driva ditt arbete framåt och ibland snabbt, med kort varsel, orientera dig i stora mängder text av olika slag och bedöma huruvida innehållet har betydelse utifrån gällande rätt, bland annat i samband med sekretessbedömningar. Vidare behöver du ha lätt för att samarbeta med kollegor, chefer och externa kontakter på så sätt att du är lyhörd, smidig och löser eventuella frågeställningar på ett konstruktivt sätt.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig ansöka via söklänken och inte via e-post eller pappersformat.
För att kunna bli aktuell för en anställning behöver du kunna visa upp följande utdrag ur belastningsregistret: För arbete inom skola eller förskola. Detta hittar du under
https://polisen.se/Service/Belastningsregistret-begar-utdrag/. Du som söker och är intresserad av tjänsten ansök redan nu om utdraget.
Vi har rökfri arbetstid.
Vi erbjuder ett flexibelt friskvårdsavtal.
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna tjänst.
Läs gärna mer på
https://oskarshamn.com/flytta-till-oskarshamn/din-framtid-finns-i-oskarshamn/ https://flyttahit.nu/ och
https://oskarshamn.com/Kika gärna på vår fina film om vår stad:
https://youtu.be/_T9Cy0C-H_o Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-08-12
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "C200793".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Oskarshamns kommun (org.nr 212000-0761)
Arbetsplats Oskarshamns kommun, Bildningsförvaltningen
Kontakt Administrativ chef
Silvana Hedenlo
010-35 60 000 Jobbnummer 8782090