Dokumentcontroller/arkivarie

Kungliga Biblioteket / Arkivariejobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla arkivariejobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Kungliga Biblioteket i Stockholm, Håbo, Strängnäs, Ludvika eller i hela Sverige

Kungliga bibliotekets dokument- och ärendehantering förändras och därmed den tidigare registratorsrollen. Processerna digitaliseras och mer ansvar för registrering läggs på den enskilde handläggaren. Vi tror att du i din roll, förutom att kvalitetssäkra registreringar i diariet och utgöra ett dagligt stöd till myndighetens medarbetare inom området, har överblicken och därför är den som är bäst lämpad att utveckla och uppdatera myndighetens arkivredovisning.

Som dokumentcontroller/arkivarie kommer du att ingå i funktionen för ämbetsarkiv och diarium och i ditt ansvarsområde ingår att säkerställa att hanteringen av myndighetens handlingar följer enhetliga rutiner, givna regler och gällande bestämmelser. Du jobbar verksamhetsnära med att stötta medarbetarna i frågor rörande registrering och ärendehantering och du utbildar medarbetare till att självständigt kunna arbeta i myndighetens diariesystem W3D3. Vi ser dig som en resurs i strävan efter en digital ärendehantering och med verksarkivariens stöd kommer du att ansvara för att färdigställa myndighetens processbeskrivningar i syfte att utveckla den verksamhetsbaserade arkivredovisningen.

Publiceringsdatum
2017-05-31

Dina arbetsuppgifter
I dina arbetsuppgifter ingår bl a att:
• Ansvara för officiell e-postlåda, postöppning, diarieföring och löpande kvalitetskontroll över handläggares diarieföring samt arkivering av avslutade ärenden.
• Hjälp och rådgivning vid registrering av nya ärenden för handläggare
• Lämna ut allmänna handlingar samt tillämpa lagar och föreskrifter med anknytning till hantering av allmänna handlingar
• Planera och genomföra utbildningar samt ta fram rutinbeskrivningar och material som stöd till verksamheten. Här ingår det att ansvara för introduktion och fortbildning gällande ärendehantering.
• Utveckla rutiner och nomenklatur för klassificering och registrering
• Delta i arbetet med att utveckla en digital ärendehantering
• Färdigställa och uppdatera processbeskrivningar samt upprätta arkivförteckning, och ansvara för att hålla arkivredovisningen uppdaterad.
• Hantera systemadministration i W3D3

Kvalifikationskrav

Utbildningsbakgrund
• Arkivarieutbildning 60hp eller motsvarande
Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Mycket goda kunskaper om registratur och diarieföring inom offentlig förvaltning.
• Mycket goda kunskaper i förvaltnings-, offentlighet- och sekretesslagstiftning
• Kunskaper och intresse om digital ärendehantering

Meriterande
• Tidigare erfarenheter av liknande arbetsuppgifter
• Arbetat som systemadministratör i W3D3 eller liknande dokument- och ärendehanteringssystem
• Arbetat med processkartläggning och kunskap att rita processer grafiskt
• Tidigare erfarenhet från arbete inom statlig förvaltning
• Erfarenhet av att arbeta med arkivredovisning
• Erfarenhet att utbilda inom området

Som person
För att lyckas i rollen arbetar du prestigelöst, trivs med att samverka brett och har lätt för att bygga relationer. Du har en god pedagogisk förmåga och kan uttrycka dig i tal och skrift på ett lättillgängligt sätt. Du har förhållningssättet att det ska vara " lätt att göra rätt" och du ser det som en självklar uppgift att stötta och utbilda verksamheten i frågor kring registrering och klassificering av allmänna handlingar.

Som person är du trygg, känner engagemang för arbetsuppgifterna och kan arbeta självständigt utifrån myndighetens gemensamma målbild. Du har en analytisk förmåga och ser informationshanteringen ur ett helhetsperspektiv. Du arbetar noggrant och strukturerat.

Varaktighet
Tjänsten är en tillsvidareanställning som omfattar heltid med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Kontakt
Vill du veta mer om jobbet och om KB? Välkommen att kontakta:
Anna Runeberg, enhetschef, tfn 010-709 31 34
Sofie Åstedt Carlström, HR-generalist, tfn 010- 709 31 43

Facklig kontakt
Märta Forsberg, ST-KB, 010-709 33 28
Hilda Androls, SACO-KB, 010-709 36 53

Urvalsfrågor
I vår rekryteringsprocess använder vi oss av urvalsfrågor som en första urvalsmetod. Var därför noga med dina svar så att de speglar de krav vi har på din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Så ansöker du
Välkommen med din ansökan senast 2017-06-18 märkt med diarienummer 2.3-2017-448

Om Kungliga biblioteket
Kungliga biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och nationalarkiv för audiovisuella medier tillika en statlig myndighet. Våra huvudsakliga uppgifter är att samla in, beskriva, bevara och tillhandahålla svenskt tryckt material, elektroniskt material och ljud och rörlig bild så att det är tillgängligt för lång tid framöver. Vi samordnar informations-försörjningen till högre utbildning och forskning samt arbeta med samverkan och utveckling inom biblioteksväsendet i Sverige. Utöver detta är KB även ett humanistiskt och samhällsvetenskapligt forskningsbibliotek och en daglig arbetsplats för forskare, studenter och för ca 300 medarbetare. KB erbjuder en attraktiv arbetsplats i en stimulerande och kreativ miljö. Vi vill ge lika möjligheter för alla och värdesätter jämlikhet och mångfald i vår verksamhet.

Kungliga biblioteket har gjort medieval för denna rekrytering så vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster

Varaktighet, arbetstid
Heltid/ Ej specificerat

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2017-06-18
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Kungliga Biblioteket

Adress
Kungliga Biblioteket
Box 5039
10241 Stockholm

Kontorsadress
Box 5039

Jobbnummer
3531252

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller/arkivarie

Prenumerera på jobb från Kungliga Biblioteket