Chefssekreterare

Helsingborgs stad, Skol- och fritidsförvaltningen Förvaltningsge / Administratörsjobb / Helsingborg
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Helsingborg, Bjuv, Åstorp, Höganäs, Landskrona eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Helsingborgs stad, Skol- och fritidsförvaltningen Förvaltningsge i Helsingborg

Helsingborg är platsen för skapande och engagemang.
Här finns möjligheterna för dig som vill utveckla och utvecklas.
Helsingborg är staden för dig som vill något.

Kunskapsstaden Helsingborg med visionen: Hos oss förverkligar barn och unga sina drömmar, söker dig, som är en kreativ nytänkare och som drivs av att utveckla barn och ungas talanger. Du har stort resultatfokus och skapar de bästa pedagogiska förutsättningarna för barnen i våra verksamheter. Du kommer att verka i en visions- och värdestyrd ledningsorganisation. Våra kärnvärden; nyfikenhet, inspiration, kommunikation och vilja till förändring genomsyrar allt arbete.

Förvaltningen ansvarar för förskola, grundskola, gymnasium och fritid dvs. många olika arbetsfält som har betydelse för Helsingborgarnas vardag. Sammanlagt har vi ca 3600 medarbetare och 140 chefer.

Publiceringsdatum
2014-11-26

Arbetsuppgifter
Chefssekreterarens huvuduppgift är att ge kvalificerat stöd för Utbildningsdirektören i syfte att underlätta och skapa förutsättningar för Utbildningsdirektören att fungera så effektivt som möjligt.
Chefssekreteraren är direkt underställd Utbildningsdirektören men tillhör avdelningen för Administration, juridik och kommunikation på skol- och fritidsförvaltningen.

Arbetet som chefssekreterare innebär att du hanterar många olika uppgifter och har kontakterna både inom och utanför organisationen.
Detta ställer krav på hög integritet och ett professionellt förhållningssätt.

Chefssekreteraren ska huvudsakligen:
vara delaktig i förvaltningens kontaktytor inkl uppdateringar och personliga kontakter
administrera chefs- och ledningsgruppsmöten
digitalt stötta möten (tex. skriva mötesanteckningar)
hantera lokalbokningar & konferensbokningar
hantera resebokningar för cheferna i ledningsgruppen
hantera utskick och kallelser
hantera post och mejl
hantera telefon och ta emot besökare
handlägga handlingar som ska undertecknas och/eller diarieföras
sköta diverse inköp kopplat till representation och uppvaktningar.

Kvalifikationer
Hela förvaltningen arbetar digitalt, vilket ger positiva effekter men kräver också att du kan hantera digitala verktyg och system

Du har mycket goda IT kunskaper och god förståelse för digitala arbetssätt. Det är meriterande om du behärskar digitala lärplattformar så som tex. Fronter, GAFE samt diarieföring tex. diabas.
Du har en kandidatexamen inom offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd från offentlig förvaltning. Det är meriterande om du har arbetslivserfarenhet från rollen som chefsekretrare eller att vara ledningsstöd.
Du har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Vem är du?
Du har hög grad av servicekänsla
Du arbetar självständigt och är proaktiv
Du är professionell i din yrkesutövning och har hög grad av integritet
Du är tillmötesgående och samspelar med andra
Du är ansvarsfull och flexibel utan att göra avkall på noggrannhet och kvalitet
Du hanterar höga krav på snabba och effektiva leveranser

Stämmer detta in på dig?
Då är det dig vi söker!

Vi ställer högra krav på personlig lämplighet.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocess i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget Aditro Recruit. Därför ber vi dig at skicka in din ansökan via Aditro Recruit genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du till Aditro Recruit 0771-704 704.

Arbetstider och omfattning
Heltid. Tillsvidareanställning, tillträde: 2015-02-07 .

Ersättning
Enligt avtal.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2014-12-05
Ange följande referens när du ansöker: A434505
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Ing-Marie Rundwall, Utbildningsdirektör 042-10 54 67 ing-marie.rundwall@helsingborg.se
Joakim Silva, HR-chef 042-10 47 36

Facklig kontakt
VISION 042-105093 exp@vision-helsingborg.se
Fredric Borgman, SACO 042-10 69 61

Företag
Helsingborgs stad, Skol- och fritidsförvaltningen Förvaltningsgemensamt

Adress
Helsingborgs stad, Skol- och fritidsförvaltningen Förvaltningsgemensamt
25189 Helsingborg

Kontorsadress
Kontaktcenter Stortorget 17 Helsingborg

Jobbnummer
2080571

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Chefssekreterare

Prenumerera på jobb från Helsingborgs stad, Skol- och fritidsförvaltningen Förvaltningsge