Bostadsbolaget söker en dokumentcontroller
Göteborgs stads Bostads AB / Administratörsjobb / Göteborg
2023-10-03
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Bostadsbolaget söker en dokumentcontroller" (publicerad 2024-03-06) ⬅️
Visa alla administratörsjobb i Göteborg,
Mölndal,
Partille,
Kungälv,
Lerum eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Göteborgs stads Bostads AB i Göteborg Bostadsbolaget har cirka 25 000 hyresrätter fördelade över Göteborgs alla stadsdelar. Det gör oss till en av Göteborgs största hyresvärdar och en viktig del av samhälls- och stadsutvecklingen.
Vi är cirka 400 personer som jobbar på Bostadsbolaget. De flesta arbetar ute i våra bostadsområden närmast våra hyresgäster, medan andra jobbar centralt i någon av våra stödfunktioner. Hos oss finns fler än 20 olika yrken representerade, men oavsett yrkesroll arbetar vi alla mot samma mål - att skapa goda och trygga boendemiljöer tillsammans med runt 50 000 hyresgäster och våra andra samarbetspartners.
Vår verksamhet präglas av hållbarhet, socialt ansvarstagande och ett stort kundfokus. Vi arbetar aktivt med våra värderingar och vill att våra medarbetare ska tycka det är roligt att gå till jobbet. Bostadsbolaget ingår i Framtidenkoncernen som är en del av Göteborgs Stad. Det innebär att vi arbetar för en hållbar stad, öppen för världen.
Publiceringsdatum2023-10-03ArbetsuppgifterSom dokumentcontroller har du huvudansvaret för Bostadsbolagets diarium samt ansvarar för att utveckla arbetet med arkivering för att uppfylla de lagkrav som finns. I dina arbetsuppgifter ingår även uppgifter som att föra protokoll på möten, kalenderbokning, resebokningar samt planering och koordinering av interna event. I dina arbetsuppgifter ingår också att bevara och tillgängliggöra material, besvara förfrågningar från såväl interna som externa parter om t.ex. allmänna handlingar och att göra eventuella sekretessbedömningar.
Som huvudansvarig för Bostadsbolagets diarium är dina arbetsuppgifter att:
• Regelbundet registrera inkommande, utgående och upprättade handlingar i bolagets diariehanteringssystem (DÄH).
• Fastställa att rutiner finns för vilka handlingar som ska registreras.
• Kunna söka och ta fram efterfrågade handlingar i systemet.
• Ha kunskap om hur man tar ut ärendeloggar vid extern begäran.
• Svara på medarbetares frågor om diariehanteringssystemet.
• Vara lokal projektledare i det koncerngemensamma införandet av Ciceron, det nya diariehanteringssystemet, och efter införande vara bolagets systemförvaltare.
I din roll deltar du i interna och externa nätverk och arbetsgrupper. Du är bland annat Bostadsbolagets representant i Göteborgs Stads arbete med att införa det nya diariehanteringssystemet Ciceron. Du är också delaktig i det koncerngemensamma arbetet med att ta fram gallringsplaner, arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner etcetera.
Vidare arbetar du med att säkerställa att Bostadsbolaget följer de lagkrav som finns kring vad som måste bevaras, vad som kan gallras bort, samt hur handlingar ska förvaras. Du utarbetar interna riktlinjer, utvecklar och effektiviserar arkiv- och dokumenthanteringen inom Bostadsbolaget. Genom olika utbildningsinsatser ökar du kunskapen kring arkivering och dokumenthantering internt.
Tillsammans med Bostadsbolagets GDPR-ansvarig ser du till att Bostadsbolaget hanterar bearbetade personuppgifter på ett korrekt sätt. Du är också bolagets kontaktperson för information och beslut som kommer från Regionarkivet i Göteborg.
KvalifikationerVi söker dig som har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan relevant erfarenhet som bedöms likvärdig. Vi ser gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du bör ha god kännedom om aktuell juridik och det är meriterande om du tidigare har arbetat med systemet Ciceron, men det inte ett krav.
Som person är du mån om att ditt arbete blir korrekt och grundligt utfört och du lämnar inget åt slumpen. Du arbetar strukturerat och metodiskt och tar ansvar för gemensamma arbetsuppgifter med verksamhetens bästa i fokus. Det är viktigt att du trivs med sociala kontakter och att arbeta tillsammans med andra. Du är också van vid att dela med dig av information och idéer, såväl muntligt som skriftligt.
ÖVRIGT
Vi tar endast emot ansökningar via vår webb och rekryteringsportal. Du ansöker via länken i annonsen. Vi ser gärna att du kommer in med din ansökan så snart som möjligt då vi löpande kommer att göra urval och kalla till intervjuer.
Bostadsbolaget erbjuder en arbetsmiljö som präglas av delaktighet, öppenhet och inflytande över den egna arbetssituationen. Vi ska ge våra medarbetare goda förutsättningar till ett hållbart arbetsliv genom att arbeta hälsofrämjande och skapa en god balans mellan arbete och fritid. För oss är det viktigt att du som medarbetare trivs, utvecklas och känner sig engagerade över de resultat som vi uppnår tillsammans.
Framtidenkoncernen arbetar för att erbjuda ett hållbart arbetsliv och vara en inkluderande arbetsplats där människors olikheter tas tillvara, där medarbetare ska känna en hög grad av tillhörighet och där alla kan vara sig själva.
Som ett steg i att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen gör vi en bakgrundskontroll på slutkandidat.
Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-10-22
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "C157772".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Göteborgs Stads Bostads AB (org.nr 556046-8562)
Arbetsplats Göteborgs Stad , Bostadsbolaget
Kontakt Hr-Administratör
Hannes Danielsson
Hannes.danielsson@bostadsbolaget.se Jobbnummer 8162455
Observera att sista ansökningsdag har passerat.