Avdelningsadministratör till Serveoffice
serveOffice ab / Assistentjobb / Sundbyberg
2026-03-12
Visa alla assistentjobb i Sundbyberg,
Solna,
Danderyd,
Stockholm,
Lidingö eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos serveOffice ab i Sundbyberg,
Solna,
Danderyd,
Stockholm,
Järfälla eller i
hela Sverige Uppdragsbeskrivning
Vi söker en erfaren administratör som vill bidra till en välfungerande och strukturerad verksamhet inom en större teknisk organisation. I rollen arbetar du nära avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer och fungerar som ett centralt administrativt stöd i det dagliga arbetet.
Uppdraget innebär att du självständigt planerar, koordinerar och genomför administrativa arbetsuppgifter som bidrar till att effektivisera och avlasta chefer och verksamhet. Rollen är bred och varierad och omfattar både operativ administration, mötes- och eventkoordinering samt stöd i personal- och ekonomirelaterade frågor.
Du kommer att arbeta i nära samarbete med chefer och andra administratörer och bidra till att skapa struktur, god kommunikation och effektiva arbetssätt inom avdelningen.
Publiceringsdatum2026-03-12Dina arbetsuppgifterAdministrativt stöd till chefer
Kalenderhantering och mötesbokningar
Förberedelse av mötesmaterial och presentationer
Administrativ samordning av underlag och beslut kopplat till konsulter och medarbetare
Uppdatering av intranätssidor och intern information
Personaladministration
Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter
Beställning av utrustning, behörigheter och accesser
Hantering av semesterlistor
Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter
Ekonomi och inköp
Inköp av material, utrustning och tjänster
Sammanställning av enklare ekonomisk rapportering
Fakturahantering och kontering
Mötes- och eventkoordinering
Planering av interna möten, workshops och konferenser
Bokning av lokaler, teknik och catering
Framtagande av agendor och protokoll
Administrativt stöd till avdelningens ledningsgrupp, inklusive planering av möten, dokumentation av beslut samt uppföljning av aktiviteter
Kommunikation och dokumentation
Uppdatering av intranät och presentationsmaterial
Framtagande av enklare beslutsunderlag
Dokumenthantering i filserver och samarbetsplattformar
Diarieföring
Framtagning och uppdatering av rutiner inom ansvarsområdet
Samverkan med organisationens administratörsnätverk
Om rollen
Administratören arbetar nära flera chefer inom avdelningen och planerar arbetet tillsammans med dem genom regelbundna avstämningar. Rollen innebär ett stort eget ansvar för att prioritera arbetsuppgifter och bidra till att verksamheten fungerar effektivt.
Arbetet omfattar bland annat:
Stöd till avdelningens ledningsgrupp
Administrativt stöd till flera enhets- och sektionschefer
Samordning av avdelningsgemensamma aktiviteter och kommunikation
KvalifikationerKvalifikationerMinst 1 års eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, HR eller administration
Minst 5 års erfarenhet av arbete som administratör med arbetsuppgifter såsom:dokumentation, uppföljning och rapportering
mötes- och konferensbokningar
protokollskrivning
planering av möten och workshops
onboarding/offboarding av medarbetare och konsulter
beställningar av exempelvis catering, kontorsmaterial eller IT-utrustning
Minst 3 års erfarenhet av arbete i MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)
Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum
Meriterande
Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet
Erfarenhet av ekonomisystem, exempelvis UBW/Agresso eller motsvarande
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2026-04-11
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Serveoffice AB (org.nr 556418-1492)
Arbetsplats Serveoffice
Kontakt Kristian Beckman
kristian.beckman@serveoffice.se Jobbnummer 9794711