Avdelningsadministratör till Avdelningen för forskningsstöd

Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Forskningsstöd / Administratörsjobb / Solna
Observera att sista ansökningsdag har passerat.


Visa alla administratörsjobb i Solna, Sundbyberg, Stockholm, Danderyd, Lidingö eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Forskningsstöd i Solna

Karolinska Institutets mål är att förbättra människors hälsa genom utbildning och forskning. Kärnverksamheten stöds administrativt av medarbetare vid Universitetsförvaltningen och institutionerna.

Universitetsförvaltningen stödjer KIs institutioner och ledning, de tre styrelserna och deras underorgan. Universitetsförvaltningen svarar dessutom för administrativt stöd och samordning för flera centrumbildningar och projektorganisationer.

Avdelning
Avdelningen för forskningsstöd utgörs av fyra enheter - Grants Office, Development Office, Innovationskontoret samt Regionala Etikprövningsnämndens kansli (Stockholm) med totalt drygt 40 medarbetare.

Avdelningens övergripande uppdrag är bygga och underhålla relationer med svenska och internationella, privata och offentliga, aktörer med intresse att samverka med och stödja Karolinska Institutets forskning.

Verksamheten sker i nära dialog med såväl Karolinska Institutets forskare och ledning, liksom med andra avdelningar inom universitetsförvaltningen.

Publiceringsdatum
2014-08-08

Dina arbetsuppgifter
Avdelningens verksamhet präglas av ett projektorienterat arbetssätt, med tidvis högt arbetstempo och korta deadlines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja hos alla medarbetare. Som avdelningsadministratör kommer du dels att självständigt ansvara för löpande administrativa uppgifter, dels utgöra en viktig servicefunktion för avdelningens medarbetare. Du rapporterar till chefen för Avdelningen för forskningsstöd.

Som Avdelningsadministratör kommer du bl.a. att ansvara för:

• Avdelningens löpande administrativa ålägganden, såsom:

• Elektronisk fakturahantering
• Handläggning av utlägg, reseräkningar, ledigheter etc
• Övrig kontorsservice (bokningar och beställningar, utskick etc)
• Hantering av större interna och externa utskick
• Kontinuerlig uppdatering av information i CRM-system

• Mötes- och eventlogistik

• Kommunikationsuppdrag, såsom :

• Webb. Uppdatering av avdelningens hemsida
• Dagliga interna och externa kontakter via mail, telefon och möten
• Formge dokumentmallar, presentationer mm.
• Självständigt formulera korrespondens på svenska och engelska

Kvalifikationer
Personen vi söker skall:

• ha flerårig erfarenhet av administrativ samordning 
• vara en kvalificerad användare av hela Office-paketet
• ha flerårig erfarenhet av databashantering och webbunderhåll
• ha erfarenhet av att planera och genomföra olika former av publika evenemang.
• obehindrat uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift
• ha en utbildning på lägst gymnasienivå

Vi tror att en lämplig bakgrund är liknande arbetsuppgifter inom industri eller universitet/annan statlig myndighet.

Dina personliga egenskaper
Du skall:

• ha hög social kompetens och samarbetsförmåga
• vara flexibel, prestigelös och serviceinriktad
• vara strukturerad, systematisk och noggrann med god prioriteringsförmåga
• vara stresstålig och trivas med ett tidvis mycket högt arbetstempo

Anställningen, som är placerad vid universitetsförvaltningen, omfattar heltidstjänstgöring och är en tillsvidareanställning. Tillträde sker snarast eller efter överenskommelse.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork senast 2014-09-07. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.
Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.
Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Arbetstider och omfattning
100 %. Tillträde: enligt överenskommelse tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2014-09-07
Ange följande referens när du ansöker: 2-2321/2014
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Agneta Stålhandske, avdelningschef. agneta.stalhandske@ki.se, 08-524 867 94
Björn Kull, bitr. avdelningschef. bjorn.kull@ki.se, 08-524 860 35

Facklig kontakt
Christina Hammarstedt, OFR 08-524 860 55
Eric Olm, SACO 08-524 860 34, eric.olm@ki.se
Gunnar Stenberg, SEKO 08-524 880 75

Företag
Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Forskningsstöd

Adress
Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Forskningsstöd
Nobels väg 5
17177 Stockholm

Kontorsadress
Nobels väg 5

Jobbnummer
1956456

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Forskningsstöd

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Forskningsstöd: