Arkivarie/registrator

Kungliga Biblioteket / Arkivariejobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla arkivariejobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Kungliga Biblioteket i Stockholm, Håbo, Strängnäs, Ludvika eller i hela Sverige

Vår registrator/arkivarie ska vara föräldraledig och vi söker nu en erfaren ersättare under perioden.

Som Registrator/Arkivarie ingår du i funktionen för ämbetsarkiv och diarium och i ditt ansvarsområde ingår att säkerställa att hanteringen av myndighetens handlingar följer enhetliga rutiner, givna regler och gällande bestämmelser. Du jobbar verksamhetsnära med att stötta medarbetarna i frågor rörande registrering och ärendehantering och för de medarbetare som själva registrerar handlingar i myndighetens diariesystem W3D3 fungerar du som dokumentcontroller.

Vår ordinarie registrator/arkivarie ansvarar för att utveckla den verksamhetsbaserade arkivredovisningen och vi ser dig som en resurs i detta arbete. Med verksarkivariens stöd kommer du att fördjupa kartläggningen av myndighetens informationsprocesser i syfte att ta fram dokumenthanteringsplaner som stöd för KB:s medarbetare.

I arbetsuppgifterna ingår att:
• Ansvara för officiell e-postlåda, postöppning och löpande diarieföring för de som inte själva registrerar i diariet.
• Kvalitetssäkring av ärenden som registrerats av medarbetare som själva lägger upp ärenden och tillför handlingar i diariet.
• Arkivering av avslutade ärenden
• Utbilda och informera medarbetare om diarieföring
• Hjälp och rådgivning vid diarieföring
• Lämna ut allmänna handlingar, både fysiska och elektroniska.
• Ta fram rutinbeskrivningar och material som stöd till verksamheten.
• Färdigställa och uppdatera processbeskrivningar samt upprätta dokumenthanteringsplaner och arkivförteckning
• Hantera viss systemadministration i W3D3

Kvalifikationskrav
• Arkivarieutbildning motsvarande två terminers heltidsstudier
• Goda kunskaper om registratur och diarieföring inom offentlig förvaltning.
• Goda kunskaper i förvaltnings-, offentlighet- och sekretesslagstiftning
• Kunskaper om och intresse för elektronisk ärendehantering

Meriterande
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig förvaltning
• Arbetat i W3D3 eller liknande dokument- och ärendehanteringssystem
• Arbetat i VisAlfa och VisualArkiv
• Arbetat med processkartläggning och kunskap att rita processer grafiskt
• Tidigare erfarenhet från arbete inom statlig förvaltning
• Erfarenhet av att arbeta med verksamhetsbaserad arkivredovisning
• Erfarenhet att utbilda inom området

Som person
För att lyckas i rollen arbetar du prestigelöst, trivs med att samverka brett och har lätt för att bygga relationer. Du har en god pedagogisk förmåga och kan uttrycka dig i tal och skrift på ett lättillgängligt sätt. Du har förhållningssättet att det ska vara " lätt att göra rätt" och du ser det som en självklar uppgift att stötta och utbilda verksamheten i frågor kring registrering och klassificering av allmänna handlingar. Som person är du trygg, känner engagemang för arbetsuppgifterna och kan arbeta självständigt utifrån myndighetens gemensamma målbild. Du har en analytisk förmåga och ser informationshanteringen ur ett helhetsperspektiv. Du arbetar noggrant och strukturerat. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Varaktighet
Tidsbegränsad anställning om ca 12 månader.

Publiceringsdatum
2018-02-08

Kontakt
Vill du veta mer om jobbet och om KB? Välkommen att kontakta:
Anna Runeberg, enhetschef, tfn 010-709 31 34
AnnaSundquist, HR-generalist, tfn 010- 709 31 40

Facklig kontakt
Märta Forsberg, ST-KB, 010-709 33 28
Hilda Androls, SACO-KB, 010-709 36 53

Urvalsfrågor
I vår rekryteringsprocess använder vi oss av urvalsfrågor som en första urvalsmetod. Var därför noga med dina svar så att de speglar de krav vi har på din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Så ansöker du
Välkommen med din ansökan senast 2018-03-04 märkt med diarienummer 2.3-2018-96

Kungliga biblioteket, KB, är Sveriges nationalbibliotek. Våra samlingar sträcker sig mer än tusen år bakåt i tiden och växer varje dag. Vi har allt från handskrifter, böcker och tidningar till musik, film och datorspel. KB bevarar och tillgängliggör vårt kulturarv och främjar samverkan mellan Sveriges bibliotek. Ytterst handlar uppdraget om demokrati, jämlikhet och fri åsiktsbildning. Dessutom är KB en arbetsplats för forskare, studenter och ca 320 medarbetare. Vi vill ge lika möjligheter för alla och värdesätter jämlikhet och mångfald i vår verksamhet.

Kungliga biblioteket har gjort medieval för denna rekrytering. Vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Varaktighet, arbetstid
Heltid/ Ej specificerat

Ersättning
Individuell lönesättning

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-03-04
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Kungliga Biblioteket

Adress
Kungliga Biblioteket
Box 5039
10241 Stockholm

Kontorsadress
Humlegården, Stockholm

Jobbnummer
3952719

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Arkivarie/registrator

Prenumerera på jobb från Kungliga Biblioteket