Ärendesamordnare arkiv och diarium
Linköpings kommun / Assistentjobb / Linköping
2025-03-24
Visa alla assistentjobb i Linköping,
Mjölby,
Åtvidaberg,
Finspång,
Motala eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Linköpings kommun i Linköping,
Mjölby,
Åtvidaberg,
Norrköping,
Sundbyberg eller i
hela Sverige Tjänsten är placerad inom Socialförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Socialförvaltningen ansvarar för myndighetsutövning, beställning av insatser och egen regi inom områdena individ- och familjeomsorg, LSS och socialpsykiatri. Vi säkerställer att alla invånare får det stöd som de har rätt till.Vill du förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du göra en viktig skillnad och bidra till att göra Linköping till en bättre plats. Välkommen till oss!
Publiceringsdatum2025-03-24ArbetsuppgifterTjänsterna som ärendesamordnare innebär att vara verksamhetens ärendecontroller. Som ärendesamordnare förväntas du ta eget ansvar för ditt arbete och driva dina processer vidare.
Vi söker två ärendesamordnare, en till vårt diarium och en till vårt arkiv och ni kommer ha ett nära samarbete med varandra och med era övriga kollegor.
I vårt arkiv kommer du ha rollen arkivsamordnare och ingå i ett team med tre administratörer/arkivredogörare som arbetar på socialförvaltningens när- och mellanarkiv. Tillsammans ansvarar ni för den dagliga arkivverksamheten för att hålla god arkivvård. I arbetet ingår att hantera utlämnanden om allmän handling, inklusive sekretessbedömningar, iordningställa leveranser till kommunens stadsarkiv, arbeta med informationshanteringsplaner, genomföra gallringsutredningar samt att ge stöd, vägledning och svara på frågor från medarbetare rörande informationshantering. I uppdraget ingår även att utbilda medarbetare inom arkivfrågor och vara behjälplig i verksamheternas resa mot mer digitala arbetssätt, bland annat leda arbetet med omställning till e-arkiv där du samverkar med övriga professioner inom förvaltningen. Övriga administrativa arbetsuppgifter som ingår i rollen som ärendesamordnare förekommer också.
I vårt diarium kommer du ha rollen som registrator och ingå i ett team med två administratörer/registratorer. Du arbetar tillsammans med dina kollegor för att se till att socialförvaltningen hanterar allmänna handlingar på korrekt sätt. Det innebär registrering, diarieföring och inventering i myndighetens ärende- och dokumenthanteringssystem, samt att lämna ut handlingar vid behov. Du kommer bland annat att bevaka e-postlådor, ta hand om inkommande post och diarieföra både inkommande och upprättade handlingar - både allmänna offentliga och sekretessbelagda samt arkivering. Utöver det har du en viktig roll i att stötta handläggare i frågor som rör utlämnande av allmänna handlingar och annan ärendehantering. Du kommer även vara delaktig i att utbilda enskilda handläggare och grupper inom området. Övriga administrativa arbetsuppgifter som ingår i rollen som ärendesamordnare förekommer också.
Din arbetsplats
Socialförvaltningen är en ny förvaltning som bildades januari 2024. På Socialförvaltningen arbetar cirka 1500 personer och det är cirka 60 chefer.
Förvaltningens verksamhet är fördelad inom fyra avdelningar samt förvaltningsövergripande verksamhetsstöd. Det förvaltningsövergripande stödet består av enheter för ekonomi, HR, kommunikation, lokal- och säkerhet, administration samt enheten kvalitet, utveckling och digitalisering. Organiseringen av dessa stödfunktioner är under översyn. För närvarande kommer ärendesamordnare ha sin tillhörighet under enheten ekonomi, på enheten förvaltningsstöd. På förvaltningsstöd är vi en enhetschef, 17 medarbetare och en enhetssamordnare som leder det dagliga operativa arbetet. Vi har i uppdrag att ge administrativt stöd till hela förvaltningen. Utöver beskrivning av diarium och arkiv, bemannar vi dagligen en reception och har övriga administrativa uppgifter.
Enheten kommer under hösten 2025 att flytta till nybyggda lokaler i centrala Linköping.
Arbetstiden är förlagd till vardagar under kontorstid och vi tillämpar flextidsavtal för att ge dig större flexibilitet. Det finns även möjlighet till distansarbete.
Du som söker
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration, juridik, offentlig förvaltning, statsvetenskap eller arkivvetenskap. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av offentlig verksamhet och arbete med offentlighet och sekretess samt diarieföring och/eller arkivering beroende på vilken tjänst du söker. I tjänsten kommer du att agera administrativt stöd åt förvaltningen samt komma i kontakt med medborgare via funktionsbrevlådor vilket kräver goda kunskaper i svenska såväl muntligt som skriftligt. Du hanterar digitala verktyg och lär dig lätt nya system.
Vi ser att du som söker är självgående och noggrann, du lägger ner stor vikt vid att ditt utförda arbete håller hög kvalitet. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivtsätt. Vidare är du lugn och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse och förmåga att hjälpa andra och bidrar till att leverera lösningar. Du tillför entusiasm och lust i arbetet och du påverkar såväl diskussionens inriktning som andra personers motivation. Som person ser du helheten och förstår hur din roll som ärendesamordnare påverkar den kommunala verksamheten.
Varmt välkommen med din ansökan!
Övrig information
När du söker en tjänst i Linköpings kommun registrerar du din ansökan genom inloggning via e-legitimation (såsom BankID eller FrejaID) istället för e-postadress. Saknar du e-legitimation? Vänligen kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper de dig att registrera din ansökan.
Tillträde: Enligt överenskommelse
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Sysselsättningsgrad: 100%
Antal lediga befattningar: 2
Ref. nr: 14663
I denna ansökan bifogar du inget personligt brev
Tillsammans formar vi framtidsstaden
Linköping är en av Europas mest innovativa städer och möjligheternas kommun. Med energi, mod och hjärta gör vi vår stad ännu bättre. Vi drivs av nyfikenheten och viljan att hitta nya lösningar. Och av att förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för våra invånare.
Ersättning Enligt avtal
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-04-04
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Linköpings kommun (org.nr 212000-0449),
http://www.linkoping.se/ Kontakt HR-konsult
Josefine Dahlqvist
Josefine.dahlqvist@linkoping.se Jobbnummer 9242299