Administratör till Protokollsenheten
Stockholms Stad, Stadsledningskontoret / Administratörsjobb / Stockholm
2015-09-07
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administratör till Protokollsenheten" (publicerad 2016-12-22) ⬅️
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Stad, Stadsledningskontoret i Stockholm Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.
Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige beslutar om. Vi är ca 230 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.
Vi söker en administratör till Protokollsenheten vid kommunikations- och omvärldsavdelningen. Avdelningen ansvarar för att leda stadens kommunikationsarbete och förvaltar och utvecklar de övergripande styrdokumenten för information och kommunikation, representation samt internationellt arbete. Avdelningen samordnar stadens övergripande internationella arbete, bevakar EU-frågor och verkar för ett strategiskt nyttjande av EU-medel. I avdelningens ansvar ingår vidare kommunledningens officiella representation och att koordinera professionella studiebesök från utlandet.
Protokollsenheten ansvarar bland annat för inkommande internationella besök, stadens officiella representation och flaggning samt ger råd och stöd i protokollära och liknande frågor till övriga delar av Stadsledningskontoret. Enheten arrangerar upp emot 100 mottagningar och lägger lika många besöksprogram varje år, oftast i en internationell kontext.
Publiceringsdatum2015-09-07ArbetsuppgifterI tjänsten ingår allmänna administrativa arbetsuppgifter för både protokollsenheten och internationella enheten, inklusive ekonomiadministration. Du har ansvar för exempelvis kvitto- och fakturahantering, budgetuppföljning, eventadministration, blanketter, beställningar, inköp och vissa upphandlingar. Du ansvarar även för viss ärendehantering och reseadministration. I tjänsten ingår också att hjälpa till med att ta fram statistiska underlag, kalkyler och presentationer. På protokollsenheten kommer du även vara delaktig i upprättande och hantering av inbjudningskort, listor, bordsplaceringar och kontaktregister.
I tjänsten ingår dessutom assistentarbete åt kommunfullmäktiges presidium, såsom almanackshantering, svara på inbjudningar och skriva tackkort, bistå vid kommunfullmäktiges ordförandes representationsuppdrag och besök, ansvara för prenumerationer samt ordna med beställningar med mera i samband med kommunfullmäktiges sammanträden.
Kvalifikationer• Ekonomisk och/eller administrativ utbildning är önskvärt, eller motsvarande kunskaper anskaffade genom arbetslivserfarenhet. Utbildning inom IT är meriterande.
• Minst två års erfarenhet av administrativt arbete, inklusive ekonomiadministration, liksom assistentarbete är ett krav. Arbete i kommunal förvaltning och erfarenhet av budget- och fakturahantering är starkt meriterande.
• Vi söker dig som har god datavana och goda kunskaper i ekonomisystemet Agresso. Goda kunskaper i Officepaketets alla delar är ett krav. Kunskaper i grafikprogram, såsom InDesign, är meriterande. Att kunna hantera engelska i vardagssituationer är ett krav, liksom att kunna uttrycka sig på svenska i tal och skrift.
Vi söker någon som är noggrann, alert och som tycker om att samarbeta med andra. Du är också serviceminded och har förmågan att driva frågor på egen hand. Intresse för att lära sig nya saker är viktigt, liksom att kunna utföra också nödvändiga mer enahanda uppgifter med entusiasm och pliktkänsla när det krävs. Arbetet förutsätter också egenskaper som gott omdöme, flexibilitet och integritet.
Vid tillsättningen lägger vi stor vikt vid de personliga egenskaperna.
ÖVRIGT
Eftersom Stockholms stad bara annonserar via upphandlade medierådgivare och rekryteringsföretag enligt lagen om offentlig upphandling avböjer vi därför kontakt med icke upphandlade företag.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Dagtid. Tillsvidareanställning, tillträde: 2015-10-01 .
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2015-09-28
Ange följande referens när du ansöker: 23/15
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktSvante Hådell, Enhetschef 08-50829068
FöretagStockholms stad, Stadsledningskontoret
AdressStockholms stad, Stadsledningskontoret
Stadshuset
10535 Stockholm
KontorsadressStadshuset, Ragnar Östbergs plan 1 10535 Stockholm
Övriga kontaktuppgifter Jobbnummer 2419715
Observera att sista ansökningsdag har passerat.