Administratör till internservice på serviceförvaltningen

Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Stockholms kommun

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Upplands Väsby, Värmdö eller i hela Sverige

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet, rekryteringsstöd, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 370 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.



Välkommen till avdelningen för administration!

På vår avdelning har vi samlat frågor som rör ekonomi, HR, registratur, nämndhantering, lokaler, inköp och vaktmästeri.

Idag är vi nio medarbetare och en chef på avdelningen.

Under försommaren händer spännande saker hos oss då serviceförvaltningen och delar av arbetsmarknadsförvaltningen flyttar ihop i gemensamma lokaler. Vårt nya aktivitetsbaserade kontorslandskap står snart färdigt och redo att ta emot alla medarbetare!

I samband med detta utvecklar och utökar vi vår internservice till en ny funktion med ett bredare uppdrag. Internservice ska vara navet i förvaltningarnas verksamheter och hantera det som rör kontorets praktiska sysslor men även en hel del administrativa sysslor.

Vi söker därför förstärkning i form av en administratör som blir en del i ett team bestående av lokalstrateg/arbetsledare och två vaktmästare. Med ett leende på läpparna och fokus på problemlösning möter ni tillsammans medarbetare och besökares behov inom kontoret. Det kan gälla allt från att administrera beställningar och ställa i ordning lokaler till att ta emot besökare i samband med utbildningar.

Vi erbjuder dig

En välkomnande och trevlig arbetsplats där vi alla arbetar tillsammans för en effektiv och god service till stadens verksamheter. Som administratör inom internservice erbjuds du möjligheten till ett varierat arbete i ett glatt och välfungerande team. Rollen som administratör är ny och därför finns goda möjligheter till att den formas utifrån din egen kompetens och kontorets behov.

Publiceringsdatum
2022-05-06

Dina arbetsuppgifter
Som administratör ansvarar du för administration och beställningar av till exempel mobilabonnemang, SL-biljetter samt andra varor och tjänster. Du håller ordning i förteckningar och utför en del internkontrollsaktiviteter. I arbetsuppgifterna ingår daglig hantering av telefon, e-post och post samt tillsyn av lokaler. Du möter kontorets medarbetare och hjälper dem med utlån av material, svarar på frågor, ger viss teknisk support och tar emot felanmälningar. Utifrån hur funktionen utvecklas kommer också en hel del andra administrativa uppgifter att bli aktuella.

I samband med utbildningar, möten eller andra sociala aktiviteter är du behjälplig med att till exempel ställa iordning lokaler, hjälpa besökare tillrätta och ta hand om andra praktiska detaljer. Du sköter utbildningsadministration i vår utbildningsplattform. Du bidrar i kontorets säkerhetsarbete, tar fram rutinbeskrivningar, gör beställningar och hanterar fakturor i vårt ekonomisystem Agresso.

Vem söker vi?

Vi söker dig som trivs med att i första hand arbeta med administrativa uppgifter men också med praktiska uppgifter. De administrativa uppgifterna är ofta kvalificerade men ibland enkla och repetitiva. Då vi är ett större kontor och har externa besökare behöver du ha ett högt säkerhetsmedvetande samtidigt som du är serviceinriktad. Du behöver vara noggrann, strukturerad och tycka om att arbeta i IT-system. Du möter dagligen många människor vilket betyder att det är av stor vikt att du är positiv, lösningsfokuserad och samarbetsvillig. Vi förväntar oss att du är en självgående person som kan driva ditt eget arbete framåt vare sig det handlar om administration eller praktiskt arbete.

Du har:

- gymnasieexamen och gärna någon form av relevant eftergymnasial utbildning
- god vana av att arbeta i IT-system och Office-paketet
- några års aktuell erfarenhet av liknande arbete.

Då arbetsuppgifterna innebär att till exempel läsa instruktioner och skriva rutinbeskrivningar måste du ha en god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i skrift förutom att du kan kommunicera i tal på svenska.

Det är meriterande om du har:

- arbetslivserfarenhet inom offentlig sektor
- goda kunskaper i Excel
- erfarenhet av Agresso.

Känner du igen dig i beskrivningen är du varmt välkommen med din ansökan!

I rekryteringsprocessen kommer vi lägga stor vikt vid personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten. Under urvalsprocessen kommer vi använda oss av arbetspsykologiska urvalsverktyg.

Din ansökan

- När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete. Tänk på att om du svarar "ja" på en fråga måste det också framgå av ditt CV att du har den specifika kunskapen eller erfarenheten.
- I ditt personliga brev vill vi att du skriver en motivering om varför du är intresserad av tjänsten och varför just du skulle passa för tjänsten som administratör hos oss.

Läs här om dina förmåner inom Stockholms stad https://jobba.stockholm/formaner/

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Enligt överenskommelse Tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2022-05-20
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Stockholms kommun

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2022/2844".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)

Arbetsplats
Stockholms Stad, Serviceförvaltningen, Administrativa avdelningen

Kontakt
Annika Press, administrativ chef
08-50811820,annika.press@stockholm.se

Jobbnummer
6613966

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Stockholms kommun

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Stockholms kommun: