Administratör till avdelningen Samhällsutveckling
Verket För Innovationssystem / Administratörsjobb / Stockholm
2025-03-28
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Verket För Innovationssystem i Stockholm,
Nacka eller i
hela Sverige En av våra mest erfarna administratörer går i pension till hösten och vi söker nu en ersättare.
Vi erbjuder
För dig som trivs att arbeta med service och administration erbjuder vi ett stimulerande och uppskattat uppdrag som administratör.
Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, generös friskvård och ett brett utbud av personalaktiviteter. Vi sitter i moderna lokaler i centrala Stockholm och har en öppen, innovativ och samarbetsorienterad kultur. Läs gärna mer om oss och vårt arbetsgivarerbjudande här.
Rollbeskrivning
I rollen som administratör är din uppgift att stödja dina kollegor, handläggare och ledningsgrupp med planering, administration, samordning och uppföljning av olika projekt och initiativ. Arbetet genomförs både i team och individuellt och innebär att du har många kontakter internt och externt med svenska och utländska aktörer. Möt Jenny som arbetar i en liknande roll.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
• Stötta och coacha handläggare i våra administrativa processer, främst inom utlysningsverksamheten. I detta arbete ingår till exempel rapportering och ekonomisk uppföljning. Det kan också handla om att kvalitetssäkra utlysningar, ta fram beslutsunderlag, kreditupplysningar och att hantera fakturor.
• Ha kontakt med våra externa bedömare och svara på frågor från de aktörer som söker finansiering hos Vinnova.
• Koordinera, förbereda och hjälpa till att anordna möten, konferenser, resor och seminarier.
• Ta anteckningar vid möten och skriva mötesprotokoll, både på svenska och engelska.
• Bidra till förbättring och utveckling av Vinnovas administrativa processer och stödsystem.
Du kommer att ingå i ett nätverk av administratörer som delar kunskaper och erfarenheter. Rollen kan innebära resor främst inom Sverige.
Publiceringsdatum2025-03-28KvalifikationerUtbildningsbakgrund - Gymnasieexamen.
Erfarenheter - Minst två års aktuell erfarenhet där administrativa arbetsuppgifter av liknande karaktär varit en central del av ditt uppdrag.
- Erfarenhet av att självständigt administrera och koordinera olika uppgifter eller projekt.
- Aktuell erfarenhet av att arbeta i en servicefunktion.
- Aktuell erfarenhet av att hantera ekonomisystem och/eller ärendehanteringssystem.
Språkkunskaper:
- Mycket goda kunskaper i svenska, och goda kunskaper i engelska, i tal och skrift.
Systemkunskaper:
- Goda kunskaper i Microsoft Office (särskilt Excel, Word och Powerpoint).
Meriterande:
- Arbetslivserfarenhet som administratör i statlig eller offentlig verksamhet, inklusive erfarenhet av ärendehantering, diarieföring och dylikt.
- Arbetslivserfarenhet av ekonomiadministration, exempelvis fakturahantering och kostnads- eller budgetuppföljning.
- Erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarier eller liknande aktiviteter.
- Erfarenhet av att ha drivit utveckling, förändring eller förbättring av processer, rutiner, arbetssätt och liknande.
- Kunskaper i Microsoft Office 365 (särskilt Teams).
- Kunskap och intresse för digitala verktyg och system. Vi arbetar bland annat med Menti, Qlik Sense och ekonomisystemet Unit4ERP (tidigare UBW).
- Kunskap och/eller intresse för forskning, innovation och utveckling.
Dina personliga egenskaper När vi anställer lägger vi stor vikt vid motivation och personliga egenskaper.
Vi söker dig som motiveras av att genom ditt administrativa arbete bidra till Vinnovas uppdrag: att främja en hållbar samhällsutveckling och ett näringsliv som bygger lösningar som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbara.
I rollen som administratör har du många kontaktytor. Därför är det viktigt att du är kommunikativ, prestigelös och har god samarbetsförmåga. Arbetet kräver också att du är flexibel och öppen för nya arbetssätt, och kan hantera arbete i en föränderlig miljö. Du behöver även vara noggrann och samtidigt ha en god förmåga att hantera flera parallella uppdrag.
Vinnova är en lärande organisation och vi ser gärna att även du delar med dig av dina idéer och kunskaper. Våra värderingar: respekt, ansvarstagande och mod genomsyrar ditt dagliga arbete.
Placering
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Minst hälften av arbetstiden ska förläggas till vårt aktivitetsbaserade kontor på Mäster Samuelsgatan 56, som ligger ett par minuters promenad från Stockholms centralstation.
Anställningsform
Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning.
Om Vinnova
Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. Läs mer på vinnova.se
Kontaktuppgifter för detta jobb Vill du veta mer? Kontakta gärna Mari Tastare, som är enhetschef på avdelningen Samhällsutveckling, via telefon 08-473 30 30 eller e-post
mari.tastare@vinnova.seVi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.
Facklig kontakt Företrädare för ST är Julia Engström 08-473 3012. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152.
Så ansöker du Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast 2024-04-14. Inför att du skickar in din ansökan vill vi att du läser informationen om vår rekryteringsprocess här och bisysslor här. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Vinnova är en kvinnodominerad arbetsplats och vi ser gärna manliga sökanden. Vinnova arbetar kompetensbaserat för att främja en objektiv och icke-diskriminerande rekryteringsprocess. Detta innebär bland annat att du inte ska skicka in ett personligt brev och att du i den här processen kan komma att få göra arbetspsykologiska tester och arbetsprov.
Ersättning Individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-04-14
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Verket För Innovationssystem (org.nr 202100-5216),
http://www.vinnova.se Arbetsplats Vinnova
Jobbnummer 9252211