Administratör
Malmö universitet / Administratörsjobb / Malmö
2026-02-19
Visa alla administratörsjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö universitet i Malmö,
Stockholm eller i
hela Sverige Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!
Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss
Vi söker
Vi söker en administratör på heltid. Du kommer att vara organiserad under Gemensamt verksamhetsstöd och placerad på kansliet vid Fakulteten för teknik och samhälle, med arbetsplats på Niagara. I Fakulteten för teknik och samhälle ingår Institutionen för datavetenskap och medieteknik och Institutionen för materialvetenskap och tillämpad matematik. Miljön är internationell med lärare, forskare och studenter från över 25 olika nationaliteter. Tjänsten avser administration och stöd till fakultetens ledning och institutioner.
Innehåll och arbetsuppgifter
Som administratör har du huvudsakligen rollen att arbeta med beställningar av IT-utrusning, kontorsprodukter och andra förekommande beställningar som exempelvis bokning av fikor samt vara behjälplig med bokningar till fakultetens interna dagar. Vid behov tar du emot och delar ut leveranser. I rollen ingår också att vara en del av universitetets onboarding vid nyanställningar vilket bland annat innebär att beställa personalkonton och skicka välkomstbrev. Du hanterar också supportärenden som kommer in till fakultetens funktionsmejl. I uppgiften ingår också att granska fakturor, administrera gemensamma mejllistor samt fördela inkommande post. Du uppdaterar också, vid behov, alla rumsskyltar på institutionerna och kansliet.
Förutom ovan angivna administrativa uppgifter har du också uppgiften att samordna dekans beslutsmöten som sker en gång i veckan. Du sammanställer ärendelistan, kallar till beslutsmöte samt ansvarar för att dekanbesluten signeras. Du utgör också stöd inför fakultetens disputationer och licentiatseminarier vilket bland annat innebär att förbereda enligt fakultetens rutiner och vara till hands vid behov.
Administration inom andra områden kan komma att ingå.
Rollen som administratör innebär att du behöver samarbeta med många medarbetare i en komplex miljö. Din roll är en viktig resurs för att skapa förutsättningar för att arbeta systematiskt med olika administrativa processer.
Kvalifikationer
Du ska ha utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant samt erfarenhet av att arbeta med administration i en komplex miljö, gärna på en fakultet eller institution. Du har erfarenhet av att arbeta med inköpsprocesser och kunskap om gällande regelverk. Det är meriterande om du har arbetat med att utveckla administrativa flöden och processer.
Fakultetskansliet utgör stöd till institutionerna och samverkar med det gemensamma verksamhetsstödet på universitetsnivå. Det ställer stora krav på att du har god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Samtidigt behöver du vara drivande och konstruktiv och vill utveckla interna arbetsprocesser med målet att hålla en hög servicenivå.
Eftersom arbetet innehåller många olika delar behöver du vara organiserad och ha ett systematiskt arbetssätt. Du har förmåga att växla mellan arbetsuppgifter och kan självständigt planera ditt arbete. Du har ett problemlösande förhållningssätt. Rollen förutsätter också att du har god förståelse för universitetet som myndighet och har god förmåga att tolka och tillämpa regelverk inom ditt kompetensområde.
Vi jobbar dagligen i en mängd olika datasystem och du behöver ha en utvecklad systemförståelse och är bekväm med att lära dig nya digitala verktyg. Du är van att arbeta i olika system som exempelvis Proceedo. Universitetet är en internationell miljö och verksamheten förutsätter att du har mycket goda kunskaper i engelska och svenska i såväl tal som skrift. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Vi kommer att göra en helhetsbedömning och anställa den som har bäst förutsättningar att utföra och utveckla de ovan beskrivna arbetsuppgifterna.
Arbetsplats
Kansliet vid fakulteten för Teknik och samhälle
Upplysningar
Administrativ chef vid TS kansli, Cecilia Ihse,
cecilia.ihse@mau.se HR-specialist, Christina Magnusson,
christina.magnusson@mau.se Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.
Ansökan
•
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 026-03-05. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de nordiska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.
Ansökan skall innehålla:
• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten
Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning på 100 % och provanställning kan komma att tillämpas.
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.
Intervjuer planeras att hållas i vecka 11.
Tillträde
Enligt överenskommelse.
Fackliga företrädare
SACO:
marie.palmnert@mau.se SEKO:
anne.sundel@mau.se OFR:
lutfi.zuta@mau.se Välkommen med din ansökan!
Ersättning Individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2026-03-05
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö Universitet (org.nr 202100-4920),
https://mau.se Arbetsplats Malmö universitet
Jobbnummer 9752324