Administrative Assistant/ Asistent/e Administrativ/e
Kosovos Ambassad / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Kosovos Ambassad i Stockholm Duties and Responsibilities
Under the supervision and responsibility of the Head of Mission, undertakes the below duties and responsibilities:
• Preparation of reports and simple correspondence; invoice processing; payments for equipment; licenses and forms of host governments; and financial documents.
• Processing postal services and diplomatic suitcases for embassies; selection and distribution of incoming and outgoing correspondence; arranging the postal services and transport of goods.
• Maintaining accurate inventory of embassy assets; maintenance of supplies, including office supplies; supplies for equipment, and equipment needed for minor maintenance.
• Maintaining the space for storing and archiving of embassy files.
• Addressing payments for air freight and transport of household appliances for embassy staff; processing of invoices for consignments and customs documents.
Criteria and required conditions
• Have at least a high school diploma;
• Be a citizen of the Republic of Kosovo or a citizen or permanent resident of Sweden, or a citizen of a third country;
• Knowledge of Albanian and English is required, while Swedish is desirable.
• Have general knowledge of working with document processing software's;
• Proven ability to systematize and maintain documentation, determine appropriate solutions;
• Have proven and effective written and oral communication skills of the languages;
• Knowledge on providing diplomatic services;
• Have excellent self-organization skills; abilities to effectively work under pressure;
• Have 3 years of relevant work experience.
Candidates applying must meet following conditions:
• Submit CV;
• A copy of ID card;
• A copy of school qualification-certificate;
• Two work references and a letter of motivation;
• Health certificate from a Medical Practitioner;
• Clearance certificate confirming they are not undergoing an investigation by the receiving state authorities.
Documents should be submitted by e-mail at
embassy.sweden@rks-gov.netDetyrat dhe përgjegjësitë:
Punon nën mbikëqyrjen e Ambasadores. I/ caktuari/a në këtë detyrë duhet të jetë në gjendje që të kryej detyrat e përgjithshme administrative dhe funksione mbështetëse logjistike.
Funksionet specifike përfshijnë, siç vijon:
• Përgatitja e raporteve dhe korrespondencës së thjeshtë; procesimi i faturave; pagesave për pajisje; licencave dhe formularëve të qeverive mikpritëse; dhe të dokumenteve financiare.
• Kryerja shërbimeve postare dhe të valixheve diplomatike për ambasadë; zgjedhja dhe distribuimi i korrespondencës hyrëse dhe dalëse; rregullimi i shërbimeve postare dhe transportit të mallrave.
• Mbajtja e inventarizimit të saktë për të gjitha pasuritë e ambasadës; mirëmbajtja e furnizimeve, përfshirë artikujt e zyrës; furnizimet për pajisjet, dhe pajisjet e nevojshme për mirëmbajtje të vogël.
• Mirëmbajtja e rregullt e hapësirës për deponimin e dosjeve të ambasadës.
• Adresimi i pagesave për transportin ajror të mallrave dhe transportin e pajisjeve shtëpiake për personelin e ambasadës; procesimi i faturave për ngarkesa dhe dokumenteve të doganave.
Kualifikimet, shkathtësitë, aftësitë dhe përvoja:
• Të ketë së paku diplomën e shkollës së mesme;
• Të jetë shtetas/e i Republikës së Kosovës apo shtetas/e ose banor/e i/e përhershëm i Suedisë, apo shtetas i ndonjë vendi të tretë;
• Njohja e gjuhës suedeze dhe angleze është e domosdoshme, ndërsa gjuha shqipe është e dëshirueshme.
• Të ketë njohuri të përgjithshme të punës me kompjuter dhe përgatitjes së dokumenteve;
• Aftësia e dëshmuar për sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit, përcaktimin e zgjidhjeve të duhura;
• Të ketë shkathtësi të dëshmuara dhe efektive të komunikimit me shkrim dhe me gojë në gjuhën e shtetit pranues dhe në gjuhën angleze;
• Njohuri nga aspekti i ofrimit të shërbimeve diplomatike;
• Të ketë shkathtësi të shkëlqyeshme të vetorganizimit; të jetë në gjendje që të krijojë përparësi në mënyrë efektive duke punuar në një ambient nën presion;
• Të ketë 3 vjet përvojë relevante të punës.
Kandidatët të cilët aplikojnë, për të hyrë në rrethin e ngushtë dhe pastaj për t'iu nënshtruar intervistimit duhet të dorëzojnë këto dokumente:
• Biografia personale (CV);
• Kopja e letërnjoftimit;
• Kopja e kualifikimit-diplomës;
• Dy referenca të punës dhe një letër motivuese;
• Çertifikata nga mjeku për gjendjen shëndetësore;
• Çertifikata/dëshmia se nuk është nën hetime nga autoritetet e shtetit pranues.
Dokumentet e lartpërmendura duhet të dërgohen përmes emailit në
embassy.sweden@rks-gov.netVaraktighet, arbetstid
One year (renewable) with a probationary period of 3 months Një vit me mundësi vazhdimi, tre muaj punë provuese
Publiceringsdatum2021-01-19Så ansöker duSista dag att ansöka är 2021-01-26
AdressKosovos Ambassad
Birger Jarlsgatan 33 1:vån
11145 STOCKHOLM
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Kosovos Ambassad Birger Jarlsgatan 33 1:vån (
visa karta)
111 45 STOCKHOLM
Ansökan E-post:
embassy.sweden@rks-gov.net Jobbnummer 5530292
Observera att sista ansökningsdag har passerat.