Administrativ samordnare
Umeå universitet, Humanistisk fakultet / Företagsekonomjobb / Umeå
2019-12-18
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ samordnare" (publicerad 2020-01-23) ⬅️
Visa alla företagsekonomjobb i Umeå,
Vännäs,
Nordmaling,
Vindeln,
Robertsfors eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Umeå universitet, Humanistisk fakultet i Umeå Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 300 medarbetare och 33 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.
Humlab är en mötesplats för humaniora, kultur och informationsteknik vid Umeå universitet.
Vi arbetar främst inom forskning och undervisning med studenter, forskare, lärare, konstnärer, entreprenörer, nationellt och internationellt, över traditionella akademiska gränser. Verksamheten inkluderar en öppen studiomiljö som sträcker sig över två campus och flera olika digitala plattformar. Humlab är en arbetsenhet under Humanistisk fakultet. Vi har ca 20 anställda inom forskning, undervisning, teknisk support och utveckling samt administrativ personal. Läs mer om oss på
https://www.umu.se/humlab/.Publiceringsdatum2019-12-18BeskrivningHumlab söker en vikarie som administrativ samordnare. Huvudsakliga uppgift är att bistå Humlabs föreståndare i det administrativa arbetet. Du utgör ett kvalificerat stöd inom främst ekonomi- och HR-området, men även inom övriga administrativa områden vid enheten. Som administrativ samordnare ingår du i Humlabs ledningsgrupp. Anställningen ger dig goda möjligheter att utveckla din kompetens, att få en god inblick och vara delaktig i ledningsuppdrag.
Som administrativ samordnare vid Humlab är du intresserad av verksamheten och hur administrativa processer och rutiner tillämpas och kan utvecklas för att kunna bedriva verksamheten på bästa sätt.
Dina arbetsuppgifterLedningsstöd:
Utreda, analysera och redovisa beslutsunderlag (budget, prognoser, bokslut, verksamhetsplanering och uppföljning) till övriga ledningsgruppen
Delaktig i verksamhetens strategiska arbete och därmed även delaktig i framtagande av verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner samt övriga strategiska dokument
Leda och utveckla enhetens administrativa processer och rutiner
Medverka i ledningsgrupp
Ekonomi:
Upprätta budget, prognoser, budgetuppföljning och bokslut
Uppföljning och analys av ekonomiskt resultat samt konsekvensanalys ur ekonomiska perspektiv utifrån olika scenarios
Hantering och redovisning av externa medel, samt verka som stöd i det strategiska arbetet i anslutning till ansökningar
Stödja föreståndare samt enhetens forskare och tekniska personal vid ansökningar om externa bidrag genom upprättande av fullkostnadskalkyler, projektuppföljningar mm
Administrera samarbetsavtal och kontrakt med externa finansiärer och andra externa parter samt med Humlabs uppdragsgivare inom Umeå universitet
Löpande ekonomiadministration såsom hantering av leverantörs- och kundreskontra, granskning av reseräkningar samt diarieföring, arkivering och inventering
HR:
Samordna och driva rekryteringsprocesser, allt ifrån upprättande av rekryteringsprövningar, annonsunderlag, delaktig i urval till dokumentation såsom anställningsavtal mm, där även hantering av platsannonser i e-rekryteringssystemet Varbi ingår
Tillsammans med tekniskt ansvarig upprätta bemanningsplanering för enhetens personal för underlag till föreståndaren
Stöd i tillämpningen av lagar och avtal i samband med anställningar och vissa löpande anställningsfrågor
Stöd i upprättande och uppdatering av befattningsbeskrivningar
Arbetsmiljö:
Delaktig i att utveckla rutiner och arbetssätt inom arbetsmiljöområdet
Delaktig i genomförande av arbetsmiljöronder samt uppföljning av resultat och åtgärder utifrån dessa
Övriga administrativa arbetsuppgifter:
Verka för att universitetets samverkansavtal efterföljs på enheten samt ansvara för att erforderliga rutiner inom samverkansprocessen efterlevs
Protokollföring vid exempelvis enhetens arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten och beslutsmöten
Övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter i samband med den dagliga verksamheten
Arbetsuppgifterna kan variera något om de behöver anpassas utifrån verksamhetens behov.
KvalifikationerExamen på högskolenivå inom ekonomi alternativt lång erfarenhet som kan bedömas likvärdig.
Flerårig erfarenhet av ekonomiadministrativt arbete, bland annat arbete med att upprätta budget, prognos och fullkostnadskalkyler.
God förmåga att, utifrån ett ekonomiskt perspektiv ge ett kvalificerat ledningsstöd i verksamhetens strategiska arbete.
God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift både på svenska och engelska samt goda kunskaper i Officepaketet och särskilt Excel.
God förmåga att se samband, skapa enkla och tydliga strukturer samt att beskriva dem på ett pedagogiskt sätt.
God förmåga att arbeta utvecklingsinriktat och analytiskt.
God samarbets- och initiativförmåga samt förmåga att kunna arbeta målmedvetet och effektivt.
Övriga önskvärda kvalifikationer
Vi ser gärna att du har kunskaper om universitet/högskola som organisation, där erfarenhet från Umeå universitet och dess administrativa rutiner och system bedöms särskilt meriterande.
Meriterande är även tidigare erfarenhet av HR-arbete. Vidare ser vi gärna att du har erfarenhet av att förbereda underlag för verksamhetsstrategiska dokument såsom verksamhetsplan och -berättelse men även budgetkommentarer, remissvar etc.
Så ansöker duAnsökan skall innehålla ett personligt brev, CV, kopior på relevanta betyg och intyg samt kontaktuppgifter till två referenser. Ansökan sker genom Umeå Universitets rekryteringssystem, senast 7:e januari 2020.
Övriga upplysningar
Tillträde 2020-02-01 eller enligt överenskommelse. Upplysningar lämnas av föreståndare Stefan Gelfgren, 090-786 50 87,
stefan.gelfgren@umu.se eller administrativ samordnare Ingela Westerlund, 090-786 65 83,
ingela.westerlund@umu.seVälkommen med din ansökan!
Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: 2020-02-01 Visstidsanställning
ErsättningMånadslön enligt kollektivavtal
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2020-01-07
Klicka på denna länk för att göra din ansökanFöretagUmeå universitet, Humanistisk fakultet
Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "AN 2.2.1-2046-19".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Umeå Universitet (org.nr 202100-2874)
Arbetsplats Umeå universitet, Humanistisk fakultet
Jobbnummer 5009674
Observera att sista ansökningsdag har passerat.