Administrativ chef

Stockholms kommun / Chefsjobb / Stockholm
2022-01-06
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ chef" (publicerad 2024-04-05) ⬅️

Visa alla chefsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Upplands Väsby, Värmdö eller i hela Sverige

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Nu söker vi en administrativ chef som ska bidra till Nybohovsskolans utvecklingsresa, säkerställa och kvalitetssäkra vår organisation och processer än mer.

Arbetsplatsbeskrivning

Nybohovsskolan är en F-6 skola med cirka 200 elever och ligger uppe på Nybohovshöjden i en växande del av Liljeholmen.
Skolan omringas av skog och bidrar till optimala möjligheter för uteverksamhet. Vi har en fantastisk stor skolgård med flertal lek- och klätterställningar.
Vår skolmiljö präglas av lärande, kreativa uttryck, delaktighet och elevinflytande.
Klassrummen är ljusa, rymliga och modernt utrustade med interaktiva verktyg och projektorer.
Vi använder Skolplattformen som vår interna och externa kommunikationskanal mellan elever, personal och vårdnadshavare.
Skolans organisation består av fem arbetslag; Jorden F och årskurs 2, Månen årskurs 1 och 3, Stjärnan årskurs 4-6, elevhälsoarbetslag och skolservice.

Skolan är i ett pågående arbete med målet att stärka förutsättningar för en
utvecklings- och lärande organisation genom att utveckla processerna som leder till
undervisning av hög kvalité, medarbetarnas och elevernas delaktighet och inflytande i skolans utveckling.
Vi har tydliga systematiska uppföljningar, strukturer och processer i organisationen där vi arbetat fram årshjul för SKA-systematiska kvalitetsarbete, SAM- systematiska arbetsmiljöarbete, SBA, ekonomi, administration och personalplanering.

Gå gärna in på vår hemsida och Instagram för mer information om vår vision och verksamhet:

https://nybohovsskolan.stockholm.se/

https://www.instagram.com/nybohovsskolan/

Arbetsbeskrivning
Att vara administrativ chef inom Stockholms stad och Nybohovsskolan

• Är en del av skolledningsgruppen (rektor och biträdande rektor) och ett stöd till rektor i att utveckla och förvalta en effektiv och ändamålsenlig organisation på skolan.
• Ger stöd gällande verksamhets- och omvärldsanalyser med fokus på ekonomistyrningens samt andra styrsystems utformning.
• Ansvarar vidare för budget-, uppföljnings- och planeringsprocessen, samt för eventuella upphandlingar innefattande hela inköpsprocessen.
• Närmaste chef för administrativ personal (skolsekreterare) och servicepersonal (IT samordnare, skolköksbiträde, vaktmästeri och ansvar för kontakt med städbolag).
• Ansvarar för ledning, administration och utveckling, systematiskt arbetsmiljöarbete och verksamhetsutveckling av dessa funktioner. Ska utformas så att de utgör ett stöd och en avlastning för skolans pedagogiska verksamhet.
• Ansvarar för och säkerställer rättssäkerheten för skolans dokumenthanteringsfrågor såsom arkiv och diarieföring.
• Administrativt- samt budgetansvar för skolfastigheten med alla tillhörande ytor och lokaler med avseende på drift och underhåll.
• Samordningsansvar för skolans IT-administrativa arbete.
• Ger stöd inom och samordnar det systematiska arbetsmiljöarbetet för hela skolan.
• Administrativt ansvar för skolans interna och externa kommunikationskanaler, såsom hemsida och Skolplattformen.
• Ansvarar dessutom för organisation, planering för och hantering av olika administrativa processer och arbetsuppgifter såsom: modersmålshantering, skolpliktsbevakning, skolval, personaladministration, schema-BER- Inköp-beställningar-fakturering- attest, bemanning och vikariehantering samt att det kan förekomma fler områden.

Krav och kvalifikationer på administrativ chef

Ekonomisk medvetenhet

Som administrativ chef fokuserar du på kostnader, intäkter och effektivitet ur ett ekonomiskt perspektiv och rektorsbeslut på den ekonomiska styrningen.

Mål- och resultatorienterad

Du arbetar mot mål samt fokuserar på resultat och styrs av mål- och resultattänkande i prioriteringar, planering och agerande. Du utgår och planerar ditt arbete utifrån skolans verksamhetsplan, systematiska kvalitetsarbete och systematiska arbetsmiljöarbete.

Strukturerad

Med god struktur planerar, organiserar och prioriterar du arbetet på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. Du kommunicerar till medarbetare på ett tydligt och visuellt sätt om de ekonomiska- och administrativa processerna i verksamheten.

Helhetssyn

Samtidigt ser du till helheten och tar hänsyn till det större perspektivet. Du förstår din roll men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.

Serviceinriktad

Som person är du lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Med intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra anstränger du dig för att leverera lösningar. Du kommunicerar utifrån ett lösningsfokuserat perspektiv och är respektfull i varje möte med elever, kollegor, vårdnadshavare och externa aktörer.

Samarbetsförmåga

Som chef arbetar du bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Med en förmåga att lyssna och kommunicera löser du konflikter på ett konstruktivt sätt.

Publiceringsdatum
2022-01-06

Utbildningsbakgrund
Du ska ha en högskoleutbildning inom ekonomi och ledarskap eller annan relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade genom arbetslivserfarenhet.

Erfarenheter
Chefserfarenhet inom för tjänsten relevant område. Flerårig erfarenhet av att arbeta med personalansvar, HR frågor, budget, månadsprognoser och uppföljning. Erfarenhet avseende ansvar för drift och lokaler, meriterande är erfarenhet av skolkök och schemaläggning.

Kunskap

Mycket god kunskap om ekonomi och budgetarbete och IT. Mycket god kunskap om vilka administrativa processer som krävs och på vilket sätt dessa är centrala för ledningen och styrningen av en organisation. Meriterande är kunskap om skolans organisation samt digitalisering av skolan. Erfarenhet, mycket god kunskap och förståelse av arbete i olika styrnings- och ekonomisystem.
Mycket god kunskap i skrift och god kunskap om dokumenthantering.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

Välkommen in med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Enligt överenskommelse Tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2022-01-20
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Stockholms kommun

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2022/65".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)

Arbetsplats
Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen

Kontakt
Marion Sarmiento Aguilera, rektor
marion.sarmiento.aguilera@edu.stockholm.se

Jobbnummer
6229667

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ chef

Prenumerera på jobb från Stockholms kommun