Administrativ assistent till Bromma förskolor

Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
2021-11-25
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ assistent till Bromma förskolor" (publicerad 2022-05-19) ⬅️

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Upplands Väsby, Värmdö eller i hela Sverige

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Arbetsplatsbeskrivning

Förskoleområde 7 består av åtta kommunala förskolor belägna i Bromma Kyrka, Norra Ängby och Beckomberga.

Här finns vackra naturområden i närheten av naturreservatet Kyrksjön och med blandad bebyggelse. Ledningen består av en rektor och två biträdande rektorer. Till vårt område har vi även en specialpedagog.

Som administrativ assistent kommer du att arbeta mot förskoleområde 7.

Kontoret ligger på Solbergsvägen 65 i Mariehäll. Kontoret " Klustret" delas av 3 förskoleområdes skolledare och specialpedagog. Du kommer att arbeta nära rektor och biträdande rektorer- Rektor kommer att vara din chef.

Som administrativ assistent har du en viktig och central roll med huvuduppdrag att administrativt avlasta rektor och biträdande rektorer.

För att trivas i rollen som administrativ assistent tror vi att du:

- Gillar att arbeta med administration/ bemanning/ ekonomi och har ett välutvecklat ordningssinne.
- Uppskattar att arbeta både självständigt och i grupp
- Har en hög digital kompetens och uppskattar att arbeta i olika system för ekonomi, löner, beställningar med mera
- Har lätt för att lära och gärna sätter dig in i nya arbetsuppgifter och system
- Har en välutvecklad känsla för och vilja att hålla en hög servicenivå
- Är kommunikativ och tycker om att ha kontakt med andra genom samtal, telefon och mail
- Är skicklig på att skapa och upprätthålla fungerande relationer till kollegor, olika kontakter inom stadsdelsförvaltningen, Stockholms stad samt externa samarbetspartners
- I dialog med rektor eller biträdande rektorer samordna arbetet med vikarie och ledighet.

Publiceringsdatum
2021-11-25

Dina arbetsuppgifter
Administrativ assistent som ska ansvara för administration och timvikarietillsättningen för våra åtta förskolor i område 7.

Som administrativ assistent kommer du att börja alla dagar med att boka in timvikarier och fördela resurser över dagen på alla våra förskolor i hela området. Arbetsdagen börjar därför klockan 7.00 varje morgon. Utöver detta kommer dina arbetsuppgifter att bestå av fakturering och närvaro och frånvaroregistrering av personal i vårt lönehanteringssystem, Samt dokumenthanteringsfrågor såsom arkiv och diarieföring.

Vi söker dig som har arbetat i en administrativ roll tidigare alternativt har erfarenhet av förskole/ skol verksamhet och personalplanering/ bemanning.

Då våra förskolor är på olika adresser och man kan behöva ta sig till dem så B- körkort och tillgång till egen bil är ett krav.

Det finns möjlighet till lån av elcykel vid förflyttning mellan förskolorna.

Dina arbetsuppgifter
Daglig bemanning

Kontera och hantera fakturor

Ansvara för att kontroll i Lisa självservice

Ta fram statistik från olika system

Hantera tidrapporter

Ta fram underlag för budgetuppföljning

Vara certifierad beställare

Administrera all relevant information, arkivera och diarieför enligt gällande lagstiftning.

Hantera kvitton

Boka konferenser och möten

Lokalfrågor som felanmälan, nyckelhantering m.m.

Sekreterare vid vissa möten

Kvalifikationer
Du ska ha ett logiskt tänkande och en ekonomisk medvetenhet. Du är även en god kommunikatör både skriftligen och via telefon och din personliga servicenivå är hög.

Du är bekväm och kunnig användare av Teams, Microsoft Office ( Outlook, Word; Excel. Powerpoint) och mycket van vid att arbeta med datorn som verktyg.

Meriterande om du har erfarenhet av faktureringssystemet Agresso, lönehanteringssytemet LISA och Medvind.

Du har god förmåga att skapa goda relationer, strukturer och ordning.

I din yrkesroll är du engagerad, professionell och initiativtagande, du är också ansvarstagande och strukturerad med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och som kollega är du ansvarstagande, organiserad, nyfiken och öppen för att lära dig nya saker och även dela med dig av dina kunskaper.

Vi söker dig som har:

• avslutad gymnasial/ högskole utbildning

• aktuell arbetslivserfarenhet inom administration

• minst 2-års erfarenhet av administrativt arbete

• mycket god digital kompetens

• Du behärskar det svenska talet i tal och skrift.

• Du har kunskap om och erfarenheter av att använda digitala verktyg.

Övrig information
Det är meriterande om du har:

- Erfarenhet av att arbeta som administratör i stadens system som Lisa självservice, Agresso och Medvind.
- Erfarenhet av inköp och beställningar
- Erfarenhet av schemaläggning och resursplanering
- Eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten
- Erfarenhet av att hantera datorer och Ipads - med appar, inloggning , net id mm
- Erfarenhet av arbete som samordnare, ekonomicontroller, strateg, bitr.rektor
- Tjänsten kan ev utökas i tid på sikt beroende på vilket behov som finns i området,dock minst 50%.
- Intervjuer sker löpande

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion , funktionsnedsättning eller ålder.

Webbplats: start.stockholm

Varaktighet, arbetstid
50%. Tillträde: snarast enligt överenskommelse Tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2021-12-02
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Stockholms kommun

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2021/6662".

Omfattning
Detta är ett deltidsjobb.

Arbetsgivare
Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)

Arbetsplats
Stockholms Stad, Avdelning Förskola, Förskoleområde 7

Kontakt
Jessica Skrak Granqvist
0850807210

Jobbnummer
6131577

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ assistent till Bromma förskolor

Prenumerera på jobb från Stockholms kommun