Administrativ assistent på avdelningsnivå

Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20240044

Välkommen till avdelningarna Hälsa och förebyggande samt Särskilt boende!

På avdelningen för Hälsa och förebyggande ansvarar vi för insatser inom områdena hälsofrämjande och förebyggande arbete. Vi verkställer beslutade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och utför insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Hos oss har vi ett särskilt angeläget uppdrag med fokus på att öka livskvaliteten och motverka ofrivillig ensamhet hos seniorer i Malmö samt utveckla nya former för detta arbete.

Avdelningen Särskilt boende har till uppdrag att skapa trygghet och gott omhändertagande för våra äldre, sjuka och sköra Malmöbor som vistas på våra vård-och omsorgsboende, korttidsboende och växelvård. Avdelningen har även ansvar för kostenheten som tillagar och levererar mat till förvaltningens olika verksamheter.

Vi söker nu en serviceinriktad assistent med driv och engagemang som vill vara med och stötta chefer för att underlätta deras dagliga arbete. Vi erbjuder en omväxlande roll där Malmös äldre alltid är i fokus. Låter det här som ett intressant uppdrag för dig? Välkommen med din ansökan!

Publiceringsdatum
2024-01-16

Dina arbetsuppgifter
I rollen som administrativ assistent är din huvuduppgift att avlasta avdelningscheferna med olika administrativa sysslor och praktiska göromål, där den största utmaningen är att samverka med två avdelningschefer. Du blir en viktig del av teamet och bidrar till att avdelningarnas arbete kan flyta på smidigt. Rollen innefattar även att ge service och stöd till avdelningarna i sin helhet och dess enhetschefer.

I arbetet kommer du bland annat ha ansvar för att sköta telefonkontakter samt ta hand om information och dela den med berörda parter. Du kommer också vara ansvarig över att skicka kallelser och förbereda möten, genom att ta fram dagordning och boka mötesrum. Vidare kommer du att arbeta med diarieföring i Platina, schemaläggning i Hrutan och hantering av fakturor i Ekot. Du kommer även hantera inköp av olika slag, samt vara involverad i planering och beställning av resor och konferenser både internt och externt. Utöver detta kommer du vara involverad i HR-administration samt introduktion av nyanställda, genom att boka in tider och hantera behörighetsbeställningar. Arbetet innefattar även publicering och redigering på intranätet.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har godkänd gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller liknande. Eftergymnasial utbildning och erfarenhet av arbete inom vård och omsorg är meriterande.

Du behöver ha mycket god datorvana, erfarenhet av administrativt arbete och enkelt kunna sätta dig in i olika administrativa system. För tjänsten är det meriterande om du tidigare har arbetat i HR-systemet Hrutan och ekonomisystemet Ekot, samt har goda kunskaper i Office-paketet.

Du tycker om att arbeta självständigt, såväl som att vara en lagspelare i teamet. Tjänsten passar dig som har god samarbetsförmåga samt god kommunikationsförmåga. Med din uppmärksamhet för detaljer och förmågan att arbeta proaktivt är du en viktig länk och ett oumbärligt stöd i chefernas arbete. Arbetet innebär stor variation i arbetsuppgifter och du behöver snabbt kunna växla mellan dessa, vilket kräver att du är flexibel och lyhörd i ditt arbetssätt samt är välorganiserad. Du är helt enkelt en mästare på att strukturera och prioritera uppgifter, och har inga problem att hålla flera bollar i luften samtidigt. Vidare har du ett positivt samt lösningsfokuserat förhållningssätt.

I och med att tjänsten innebär mycket dokumentation och kommunikation krävs det goda kunskaper i svenska språket, både i tal och skrift.

I den här rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Om arbetsplatsen
Vi i hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen är med våra ca 5 500 medarbetare Malmö stads näst största förvaltning. Vi har det samlade ansvaret för Malmös hemtjänst, vårdboende, mötesplatser, hemsjukvård och rehabilitering och dess biståndshandläggning. Tillsammans skapar vi en dynamisk och framtidssmart organisation. En organisation som kan möta dagens behov och framtidens utmaningar. Med engagemang, nyfikenhet och hjärta gör vi vardagen enklare för tiotusentals Malmöbor. Följ vår spännande utveckling på https://sv-se.facebook.com/halsavardochomsorg/

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Senast den 1 juni 2024

Tjänsten kan komma att tas i anspråk.

Övrig information
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Malmö stad är sedan 2015 finskt förvaltningsområde. Det innebär att kommunen ska informera om finska minoritetens rättigheter, erbjuda äldreomsorg helt eller till väsentlig del på finska samt främja det finska språket och finsk kultur. Det innebär också en rättighet att använda finska i kontakten med oss i kommunen. Eftersom Malmö stad är finskt förvaltningsområde är det meriterande om du kan tala finska. Varmt välkommen med din ansökan! / Tervetuloa hakemuksesi kanssa!

Läs mer om finskt förvaltningsområde här: Finskt förvaltningsområde - Malmö stad (malmo.se)

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2024-01-31
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
Avdelningschef
Helen Martinsson
helen.martinsson@malmo.se
0706-702007

Jobbnummer
8397236

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ assistent på avdelningsnivå

Prenumerera på jobb från Malmö kommun