Administrativ assistent

Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd / Administratörsjobb / Malmö
2018-07-13
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ assistent" (publicerad 2019-01-25) ⬅️

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd i Malmö, Kristianstad eller i hela Sverige

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.

Vi är ca 550 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Enheten för lednings- och ärendestöd arbetar med att ge länsledningen underlag och svarar för Länsstyrelsens registratur. Tillsammans med övriga på myndigheten gör vi handlingar tillgängliga för allmänhet, journalister, m.fl. Enheten ger verksamheten stöd för en digital handläggning.

Länsstyrelsen söker minst två erfarna administrativa assistenter/ registratorer till enheten för lednings- och ärendestöd på avdelningen för verksamhetsstöd. Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö. Anställningen är tillsvidare. Vi tillämpar 6 månaders provanställning. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningen för verksamhetsstöd? Se filmerna via länken http://bit.ly/2tstInB

Publiceringsdatum
2018-07-13

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta på vår expedition i Malmö med att diarieföra ärenden, hantera dokument, lämna ut och arkivera handlingar samt med att ge service till verksamheten och allmänheten. Vi använder oss av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina och en viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. Du kommer därför också att till vissa delar ha en rådgivande och utvecklande roll i förhållande till handläggare i verksamheten. I arbetet ingår även att via telefon och mejl ge service till våra brukare samt till journalister och andra medborgare som vill ta del av allmänna handlingar.

Länsstyrelsen arbetar med ständiga förbättringar och med att utveckla digitala flöden i kontakten med våra kommuner, företag och medborgare. Din uppgift är även att aktivt bidra till denna utveckling.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

Kvalifikationer
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har minst två års erfarenhet av att arbeta med registrering och hantering av ärenden samt handlingar i en digital miljö, särskilt meriterande är erfarenhet av registratur i offentlig verksamhet och/eller handläggningsprogrammet Platina. Det är viktigt att du är en van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet. Erfarenhet från verksamhet med myndighetsutövning är ett krav, liksom erfarenhet av att delta i att utveckla administrativa processer. Slutligen är det även ett krav att du har en dokumenterad eftergymnasial kurs/ utbildning eller motsvarande inom förvaltningskunskap, offentlighet och sekretess eller motsvarande. Du ska också vara svensk medborgare.

Du har ett gott ordningssinne och eftersom vår arbetsbelastning stundtals kan vara hög är det viktigt att du har en förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Du har en vana av att bearbeta och tillgodogöra dig mycket information samt är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter. För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service, tycker om att arbeta i team och ta ansvar för dina egna samt gruppens gemensamma arbetsuppgifter. Eftersom arbetet innebär många externa och interna kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska, såväl i tal som i skrift. Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Varaktighet, arbetstid
Heltid. Dagtid. Tillsvidareanställning, tillträde: Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-08-12
Ange följande referens när du ansöker: 112-19729-18
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Johanna Pivén 010-224 15 89 (nås enklast mellan kl 16-17 vardag)

Företag
Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd

Adress
Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd
Södergatan 5
20515 MALMÖ

Kontorsadress
20515

Jobbnummer
4253970

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ assistent

Prenumerera på jobb från Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd