Samordnare/dokumentcontroller

Stockholms stad, Dokumentationsenhet (ARF) / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms stad, Dokumentationsenhet (ARF) i Stockholm

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Utbildningsförvaltningen är Stockholms stads största förvaltning. Utbildningsförvaltningen verkställer utbildningsnämndens beslut gällande kommunal förskoleklass, grundskola, särskola, gymnasieskola, samt skolbarnsomsorg. Ansvaret omfattar också skolhälsovård, elevvård, modersmålsundervisning samt insatser och tjänster för elever i behov av särskilt stöd.

Enheten för arkiv och registratur är en specialist- och servicefunktion till förvaltningen och skolorna. Enheten verkar för att utbildningsförvaltningen har en god offentlighetsstruktur med en rättssäker och effektiv informationshantering till stöd för den pedagogiska verksamheten. I rollen ingår att ge råd och stöd i frågor om offentlighet och sekretess, samt utarbeta styrdokument och rutiner för att säkerställa att offentlighetslagstiftningen följs.

Publiceringsdatum
2016-04-28

Arbetsuppgifter
Registraturen är idag bemannad med en huvudregistrator och sex registratorer. Under 2018 kommer utbildningsförvaltningen gå in i Stockholms stads nya dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). Inför övergången till eDok kommer vi att se över och utveckla våra arbetssätt och rutiner. Därför inrättar vi nu en ny tjänst som gruppsamordnare/dokumentcontroller till registraturen för att utveckla utbildningsförvaltningens dokumenthantering.

I din roll kommer du under ledning av enhetschefen att arbeta som gruppsamordnare, dokumentcontroller och registrator samt vara med och utveckla vår dokument- och ärendehantering inför övergången till eDok. Uppdraget innebär daglig operativ arbetsledning av registratorer och ansvar för att ta fram och utveckla rutiner och arbetssätt anpassat till eDok. Du kommer att vara ambassadör för eDok. I dina arbetsuppgifter ingår även registratorsuppgifter så som postöppning, klassificering och registrering av handlingar samt att ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och andra externa intressenter. Du ska på begäran lämna ut allmänna handlingar och i förekommande fall göra sekretessbedömningar. Du kommer att tillsammans med dina kollegor samarbeta med arkivarier och handläggare för att utveckla rutiner och arbetssätt. Du ska kunna hålla utbildningar och ge stöd i diarieföring och dokumenthantering för handläggare.

Kvalifikationer
Vi söker dig som tycker att detta uppdrag låter intressant och spännande. Du tycker om att leda och entusiasmera andra i ditt arbete och du har sinne för struktur och utveckling samt är analytisk och lösningsinriktad. Du har högskoleutbildning med lämplig ämneskombination för att arbeta med dokumenthantering t.ex. arkiv- och informationsvetenskap. Det är krav på att du har minst 4 års erfarenhet av att arbeta som arkivarie eller registrator. Du skall ha dokumenterad erfarenhet av att utveckla elektronisk dokumenthantering, ta fram rutiner och att leda andra i detta arbete.
Vidare ska du ha god kunskap om offentlighetslagstiftning och annan relevant lagstiftning, samt erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation. Du ska även ha mycket god förmåga att samarbeta och att arbeta självständigt under eget ansvar.
Vi ställer krav på mycket goda kunskaper i det svenska språket och att du har en mycket god förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt.
Du är noggrann och har en hög servicekänsla.

Det är meriterande om du har erfarenhet av processorienterad informationsredovisning.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Varaktighet, arbetstid
Heltid. Heltid Tillsvidareanställning, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse.

Ersättning
Månadslön Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2016-05-18
Ange följande referens när du ansöker: A41618
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Annika Havås, Enhetschef 08-508 338 41

Facklig kontakt
Behiye Arikan, Vision 08-508 40 782
Per Johansson, DIK 08-508 41 332

Företag
Stockholms stad, Dokumentationsenhet (ARF)

Adress
Stockholms stad, Dokumentationsenhet (ARF)
Box 22049
10422 Stockholm

Kontorsadress
Hantverkargatan 2F 10422 Stockholm

Jobbnummer
2811391

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Samordnare/dokumentcontroller

Prenumerera på jobb från Stockholms stad, Dokumentationsenhet (ARF)