Enhetschef - nyinrättad enhet för registratur

Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
2023-11-09

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20232629

Nu inrättar vi en ny enhet inom avdelningen kansli och juridik - enheten registratur! Vi ska utveckla och modernisera processer kopplat till registratur och diarieföring med målet att skapa en sömlös ärendeprocess och förutsättningar för god informationshantering och en god service gentemot Malmöborna och våra företagare.

"Diarieföringen och registraturen är det yttersta i demokratin" Lina Engström, avdelningschef kansli och juridik.

Publiceringsdatum
2023-11-09

Dina arbetsuppgifter
Som enhetschef registratur är du en del av att forma morgondagens miljöförvaltning. Vi vill se en registratur där vi säkerställer kvalitet och likvärdighet över hela förvaltningen och där verksamheterna känner att de får de stöd de behöver. Din roll kommer handla om att utveckla och modernisera processer kopplat till registratur och diarieföring för att skapa en sömlös ärendeprocess.

Enheten är ett förvaltningsövergripande verksamhetsstöd och är en del av avdelningen för kansli och juridik. Det ingår i ditt uppdrag att bygga upp den nya enheten som består av cirka tio medarbetare vilka arbetar med registrering, hantering av miljöförvaltningens allmänna handlingar, kvalitetsgranskning och diverse administrativa arbetsuppgifter för att stödja förvaltningen. Enhetschef har ansvar för mål, ekonomi, personal, kvalitet och resultat samt ledning, styrning, organisering, samordning och utveckling enheten i linje med Malmö stads, nämndens och förvaltningens målsättningar. Du rapporterar till chefen för kansli och juridik.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Bygga upp och utveckla den nya enheten och verksamheten i dialog med medarbetarna och leda och fördela arbetet med utgångspunkt i verksamhetens mål och uppdrag.
• Utvecklingsarbete och kvalitetssäkring av dokumentation och rutiner kopplat till förvaltningens allmänna handlingar och informationshantering.
• Tydliggöra uppdrag/roller.
• Arbeta med samarbetskultur samt bidra till arbetsro och förbättrad arbetsmiljö.
• Ta fram utbildningspaket och hålla utbildningar i diarieföring alt. säkerställa att utbildningsinsatser görs inom förvaltningen.
• Nätverks-/samverkansarbete - i din roll kommer du hantera många olika intressenter och ingå i flera samarbeten både internt och externt. I arbetet med att utveckla registraturen och digitaliseringsfrågor, krävs ett nära samarbete med förvaltningens kansli, arkivarie, informationssäkerhetssamordnare samt systemförvaltare.
• Kontinuerlig omvärldsbevakning - du förväntas ha utblick och förståelse för framtida trender och förändringar som kan påverka enhetens verksamhetsområde.

Kvalifikationer
Vi söker dig med god kunskap inom sakområdet. Du är en tydlig ledare som visar vägen framåt och driver utveckling med lyhördhet för uppdrag, situation och organisation. Du har ett strukturerat arbetssätt, är trygg i din ledarroll och bekväm i att fatta beslut. God kommunikationsförmåga krävs för att skapa tydlighet och förståelse hos medarbetarna kopplat till verksamhetsövergripande frågor liksom god förmåga att skapa förtroende samt att vägleda medarbetare genom pågående förändring.
Vi önskar en närvarande chef som stöttar och motiverar dina medarbetare, tar tillvara deras kunskap och strävar efter att öka deras handlingsutrymme. Som chef i Malmö stad, representerar du ett tillitsbaserat ledarskap och ska aktivt medverka till att förvaltningen är en modern och attraktiv organisation med gott medarbetarskap och ledarskap.

Krav:

• Akademisk examen motsvarande 180 hp inom samhällsvetenskap, juridik, informationsvetenskap eller annan akademisk utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för uppdraget.
• Erfarenhet av ledande befattning.
• Arbetslivserfarenhet från verksamhet med liknande arbetsuppgifter så som registratur, arkivfrågor, nämndsprocess.
• God kännedom om sekretess och offentlighetsprincipen, samt kommunallagen.
• Mycket god IT-kompetens.
• Kunskap om dokument- och ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av att ha arbetat i offentlig verksamhet.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

Meriterande:

• Chefs- och ledarskapsutbildning.
• Erfarenhet av att hålla utbildningar.
• Erfarenhet av verksamhetsutveckling, effektivisering och samordning.
• Erfarenhet av att leda en verksamhet i förändring/bygga upp verksamhet.
• Erfarenhet av målstyrning och uppföljning.
• Erfarenhet av systematiskt arbetsmiljöarbete.
• God förmåga att kommunicera på engelska i tal och skrift.

Om arbetsplatsen
Miljöförvaltningen leder och samordnar Malmö stads klimat- och miljöarbete. Genom tillsyn och kontroll enligt miljöbalken och livsmedelslagen arbetar vi för en säker miljö som inte är skadlig för människors hälsa. Vi tillvaratar miljöintressena i samhällsplaneringen, ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning samt arbete med Fairtrade City. Med tillsyn, rådgivning och strategiskt miljöarbete arbetar vi för att Malmö ska bli en hållbar stad.

Läs mer om vårt klimat- och miljöarbete: https://malmo.se/miljo
Läs mer om miljöförvaltningen: https://malmo.se/miljoforvaltningen
Några av medarbetarna i Malmö stad: https://malmo.se/Jobb.html#VijobbariMalmostad

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: tillsvidare
Omfattning: heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: omg. enligt ök

Övrig information
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2023-11-22
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
Senior rekryteringsspecialist
Charlotta Lundblad
0731-569908

Övrig information om företaget/organisationen
Offentliga upphandlingar genomförda av Malmö kommun

Jobbnummer
8252396

Enhetschef - nyinrättad enhet för registratur

Prenumerera på jobb från Malmö kommun