Dokumentcontroller till Visby.

Sida / Administratörsjobb (offentlig verksamhet) / Gotland
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb (offentlig verksamhet) i Gotland, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotland, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Publiceringsdatum
2010-05-07

Beskrivning av verksamheten
Regeringen fattade 2004 beslut om omlokalisering av 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen avslutades i juni 2008. Den verksamhet som omlokaliserats är löne- och ekonomiadministration med uppbyggnad av elektronisk fakturahantering, samt Sidas elektroniska förvaltning, arkiv- och dokumentfunktion.
Detta administrativa team som benämns DAR (dokument, administration och resurs), ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland. Team DAR tillhör avdelningen för IT och intern service (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Inom avdelningen ingår ytterligare tre team, ett team för stöd och service och två IT-team. Avdelningen har ca 70 medarbetare.
Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.
Sida genomförde under hösten 2008 en omorganisation. Under 2010-2011 pågår ett fortsatt omfattande förändringsarbete. Under samma tid pågår ett arbete på Sida med att byta IT-plattform inkluderat verksamhetsledningssystem.

Dina arbetsuppgifter
Dokumentcontrollern:
• tar emot inskannade brev, handlingar och mail
• klassificerar, bedömer och registrerar handlingar in i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet
• kvalitetssäkrar grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc
• stödjer handläggare i dokument- och arkivfrågor
• ansvarar för myndighetsbrevlådan, d v s inkomna mail från allmänheten
• ansvarar för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området
• ingår i den arbetsgrupp som leder, styr och utvecklar Sidas dokumenthanteringsinstruktion
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
• gå in och ta rollen som Secondline support, vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokument-, ärende- och arkivhantering, som inte kan besvaras av Sidas centrala Helpdesk
• ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
• utbilda Sidas personal i dokumenthanteringssystemet E-doc
• ta emot och hantera kurirpost
• hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
• delta i systemförvaltningsarbetet

Utbildning och erfarenhet
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas medarbetarpolicy på www.sida.se.

Utbildningsbakgrund
• Minst 3-årig gymnasieutbildning
Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
• Stor noggrannhet och hög serviceambition
• Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
• Goda kunskaper i svenska och engelska
• Goda IT-kunskaper
• Goda arkivkunskaper
• God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
• Läsa och förstå franska
• God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
• Mycket god förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder
• inom dokumentadministrativa området
• God förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
• Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
Meriter
• Stor erfarenhet från arbete som dokumentcontroller
• Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
• Goda kunskaper i skanningssystemet TeleForm
• Goda kunskaper i dokumenthanteringssystemet E-doc
• Akademisk registratorsutbildning
• Läsa och förstå ryska
• Läsa och förstå spanska

Övrig information
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.

Arbetstider och omfattning
Tillsvidare
Heltid
Tillsvidareanställning. Provanställning tillämpas.

Tillträde
Snarast.

Ersättning
Fast lön
Lön efter överenskommelse.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2010-05-17
Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se
Ange följande referens när du ansöker: Vid kontakt ange ref. 12/10.

Kontakt
Ansv HR-strateg Anders Görlinge 08-698 52 69, Fredrik Thurell. tfn 08-698 51 59
Mikael Andersson , tfn 08-698 57 10
Björn Strömberg, tfn 08-, tfn 08-698 54 82

Facklig kontakt
Saco Sida kontaktperson: Ted Wallin, tfn 08-698 54 82.
ST inom Sida (kontaktperson: Karin Afli, tfn 08-698 40 28.

Företag
Sida

Adress
Sida
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985000
Faxnummer: 08-6985465

Jobbnummer
646737

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller till Visby.

Prenumerera på jobb från Sida