Dokumentcontroller
Statens tjänstepensionsverk / Administratörsjobb / Sundsvall
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Sundsvall,
Timrå,
Mark,
Härnösand,
Nordanstig eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Statens tjänstepensionsverk i Sundsvall Statens tjänstepensionsverk, SPV, är en av Sveriges största leverantörer av pensionstjänster. Vi hanterar tjänstepensioner och försäkringar åt arbetsgivare på det statliga området och har över 1 100 000 kunder både statligt anställda, före detta statligt anställda och pensionärer. Vårt kontor finns i Sundsvall.
Kom med oss och skapa samhällsnytta. Vi är en myndighet som vill göra tjänstepension enkelt för alla som är eller har varit statligt anställda. Vårt fokus är våra kunder, handlingskraft och nytänkande. Att jobba tillsammans i hela organisationen tror vi är en viktig nyckel för att göra ett bra jobb med hög kvalitet.
Publiceringsdatum2024-02-23ArbetsuppgifterVi söker dig som har erfarenhet av informationshantering och vill arbeta hos oss i rollen som dokumentcontroller. Du kommer ingå i ett team som heter Rättslig styrning och stöd. Det är ett team med kompetens inom rättsligt arbete, pensionsbestämmelser och förvaltningsrätt.
Rollen är normerande i frågor som gäller om handlingar ska registreras och hur det ska göras, enligt 5 kap Offentlighet och sekretesslagen. I rollen ingår också att besluta om åtgärder och hur eventuella brister ska hanteras.
Vi utvecklar vår verksamhet mot en mer digital förvaltning med elektronisk dokumenthantering och e-arkiv. Förutom att arbeta med löpande frågor och ständiga förbättringar kring registrering av allmänna handlingar kommer du att delta i utvecklingsarbetet av vår digitala förvaltning. Det är därför viktigt att du trivs att arbeta med såväl dagliga rutiner som förändringsarbete.
I ditt ansvarsområde ingår att:
• säkerställa och kontrollera att våra handlingar registreras korrekt
• delta i olika projekt och utvecklingsarbeten inom informationshantering
• vara drivande inom ditt område men också fungera som ett stöd till övriga verksamheten
• delta i och även driva arbeten med skriftliga handledningar, styrdokument och strategier om vår informationshantering samt genomföra utbildningar och informera på vårt intranät
• löpande stöd i våra diarier till medarbetare och chefer
• ansvara för att rapportera om våra öppna ärenden till Justitiekanslern genom att sammanställa den så kallade JK-listan
• kravställning till it-leverantör för systemet W3D3
• registrering och bedömning av inkommande handlingar och fördelning av ärenden i vårt Myndighetsdiarium (registratur)
• vid behov kunna stödja registratorerna i deras arbete.
KvalifikationerDu har en akademisk utbildning med inriktning arkiv- och informationsvetenskap eller en annan inriktning som vi
bedömer som likvärdig. Du har också minst två års erfarenhet inom registratur eller informationshantering inom offentlig verksamhet. Vi vill att du har god kunskap om gällande lagar och föreskrifter inom området.
Du har mycket goda kunskaper i svenska.
Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete i systemet W3D3.
För att lyckas i det här uppdraget är dina personliga egenskaper mycket viktiga och vi kommer att lägga stor vikt vid dem i den här rekryteringen.
Som person:
• är du initiativtagande. Du tar eget initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat.
• är du flexibel. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. Du kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du ser också möjligheterna i förändringar.
• har du god samarbetsförmåga. Du arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser eventuella konflikter på ett konstruktivt sätt.
• har du god språklig analytisk förmåga. Du förstår komplicerade underlag, både talade och skrivna. Du producerar egna dokument av hög kvalitet.
• har du förmåga att kommunicera på ett tydligt sätt. Du säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Du påminner och följer upp.
Säkerhet har hög prioritet för oss på SPV. Den här tjänsten är säkerhetsklassad vilket innebär att vi gör en säkerhetsprövning (klass 2) enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585), innan vi tar beslut om att anställa en ny medarbetare. Du måste också ha svenskt medborgarskap för att kunna få den här sortens säkerhetsklassade tjänst.
Mer information om vad säkerhetsprövning innebär hittar du här på Säkerhetspolisens webbplats:
https://www.sakerhetspolisen.se/verksamheten/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddsatgarder/personalsakerhet.html ÖVRIGT
Hos oss blir du varmt välkomnad. Här jobbar 250 engagerade personer och vi tycker det är viktigt att du trivs hos oss. Vi är öppna för nya idéer, vår omvärld och mot varandra. Och vi gillar att testa nytt och har ett starkt driv framåt. Vi ser rekrytering som en långsiktig investering och tycker det är viktigt att du som medarbetare mår bra, har balans i livet och
ges möjlighet att utveckla dina talanger.
Vi jobbar på en flexibel arbetsplats, både i härliga lokaler och med möjlighet att jobba hemifrån på 50 procent om du vill. I SPV-huset rekommenderar vi en fika i vår vinterträdgård eller varför inte en stund i vårt fräscha gym. Dessutom har vi olika friskvårdsaktiviteter du kan delta i - det finns något för alla. Vi strävar efter mångfald och att ha ett inkluderande synsätt på alla nivåer i organisationen.
Mer information om oss som arbetsgivare och de anställningsförmåner du erbjuds finns under Jobba på SPV på SPV.se.
Vi avsäger oss vänligen men bestämt, alla erbjudanden om hjälp med annonsering och rekrytering.
Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-03-17
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "MD 2024/136".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Statens Tjänstepensionsverk (org.nr 202100-0928),
https://www.spv.se/om-spv/jobba-pa-spv/ Arbetsplats Statens tjänstepensionsverk
Kontakt Enhetschef
Hans Åhrman
Hans.ahrman@spv.se 060-187715 Jobbnummer 8490959
Observera att sista ansökningsdag har passerat.