Bemanningsassistent/administratör
Region Gotland / Administratörsjobb / Gotland
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Gotland,
Västervik,
Valdemarsvik,
Oskarshamn,
Borgholm eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Region Gotland i Gotland Bemanningsenheten
Bemanningsenhetens huvudsakliga uppdrag är att stödja Visby lasarett och psykiatrin med vikarier vid korttidsfrånvaro hos ordinarie omvårdnadspersonal.
Tillsammans med HR-funktionen följer vi upp och bevakar LAS i att matcha och boka vikarier i aktuella yrkesgrupper. I enhetens uppdrag ingår att administrera och följa upp avrop till hyrbolag, koordinera vårdplatser och vårdnära service.
Enhetens uppdrag är under översyn och kan komma att förändras. Vi ser gärna att du är en del av det!
Publiceringsdatum2023-11-23ArbetsuppgifterDina arbetsuppgifter spänner över ett stort område som rör bemanning av korttidsfrånvaro hos enheternas ordinarie personal. Ditt primära arbetsredskap är datorn och personalplaneringssystemet Medvind där du sköter kontakter, bokningar, schemaläggning och arbetstidsregistrering för enhetens månadsanställda resursteam, timanställda, inhyrd personal och delvis även enheternas ordinarie personal.
Du arbetar med avrop, avtal och uppföljning av externa konsulter. Arbetsuppgifterna innebär att ta emot verksamhetsbehov, bistå i behovsformulering. Du skickar ut avrop till bemanningsföretag, sammanställer avropssvar, tecknar avtal på begäran av chef samt tillser efterlevnad av ramavtal och rutiner gällande externa konsulter. Kontakter med bemanningsföretag och schemaläggning samt omdisponering av inhyrda konsulter ingår också i ditt arbete. Fakturagranskning av kostnader för inhyrda konsulter ingår också, där du kontrollerar att faktura överensstämmer mot tidrapport, fakturaunderlag samt övriga avtalade villkor och ersättningar.
Du har många kontakter med enheter, planerare och anställda, vilket ställer krav på kommunikation, bemötande och helhetsblick för att prioritera bland arbetsuppgifter och bemanningslösningar. Vid behov kontaktar du ordinarie personal lokalt på enheter om ändringar av arbetstid på uppdrag av och i dialog med enhetschef.
Du företräder arbetsgivaren i kontakten med medarbetare och planerar/bokar arbetstid i enlighet med gällande arbetsrättsliga lagar och avtal. Du deltar i basintroduktion för nyanställda och planerar för introduktion på olika avdelningar. Du administrerar passerkort, e-tjänstekort, tjänstebehörigheter och omklädningsskåp.
Andra administrativa arbetsuppgifter utifrån verksamhetens uppdrag kan tillkomma.
Din fysiska arbetsplats finns på Visby lasarett. Möjlighet till distansarbete finns för del av arbetstid.
Vi har öppet dagligen dagtid. Helgtjänstgöring ingår.
Vem är du?
Du har god vana av administrativt arbete och förmågan att organisera och strukturera ditt arbete. Du är en lagspelare likväl som du är trygg i att arbeta självständigt och du har alltid ett professionellt och respektfullt bemötande. Du är trygg med att fatta beslut utifrån ditt arbetsområde och roll, likväl som du vet när och vart du ställer frågan vid behov av stöd.
Du har minst gymnasial utbildning och en hög digital mognad, vilket innebär att du lätt navigerar i och lär dig nya system som krävs för arbetet. Du tar egna initiativ och tar ansvar för att lära och slutföra uppgifter.
Du behöver ha god förmåga att kunna växla fokus mellan det brådskande kortsiktiga samtidigt som du håller kvar det långsiktiga arbetet parallellt. Du har lätt för att anpassa dig till förändrade förutsättningar och prioritera om beroende på situation. Du hanterar stressade situationer med bibehållet professionellt förhållningssätt och bemötande.
Du har en positiv framtoning och navigerar tryggt i kommunikationen både i tal och skrift. Du är trygg i det svenska språket, språkkunskap i svenska motsvarande lägst nivå C1 enligt Europarådets nivåskala är ett krav.
Erfarenhet av administrativt arbete med planering av schema, arbetstid och organisering inom hälso- och sjukvård är meriterande. Liksom kunskaper i bemannings-/schemasystem samt arbetsrättsliga lagar och avtal.
För anställning är det en förutsättning att du kan uppvisa visa upp ID-handling, personbevis och eventuellt arbetstillstånd samt utdrag ur polisens belastningsregister.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Urval kommer ske löpande under ansökningsperioden.
Om Region Gotland
Region Gotland är inte bara Gotlands största arbetsgivare, vi är också den enda regionen i Sverige som har kommunala-, hälso- och sjukvårdsuppgifter och regionalt utvecklingsansvar i en och samma organisation. Det tillsammans med vårt ö-läge skapar förutsättningar för gott samarbete över våra verksamhetsområden.
Vi är över 6700 medarbetare. Tillsammans arbetar för ett hållbart, inkluderande och välmående samhälle för alla som besöker, bor och verkar på Gotland. Vi är drivande i att skapa en trygg och hållbar utveckling över hela ön.
Gotland är en fantastisk plats att leva på, med ett rikt kulturliv, orörd natur och en kreativ entreprenörsanda. Vi är över 61 000 personer som har valt att bo här året om, och vi vill gärna bli fler! Vill du ha information om Gotland som plats att bo och leva på, läs mer på
https://gotland.com/leva-bo/flytta-hit/Genom instagramkontot @viaarregiongotland visar vi bredden av våra yrken och vilken betydelse vårt arbete har för samhället. Varje vecka visar en ny medarbetare upp sin arbetsvardag.
Övrig informationRegion Gotland arbetar enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod som syftar till att se varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar sökande med olika bakgrund och kön.
Tjänsten ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver komma i anspråk för medarbetare med företrädesrätt samt att tjänsten fortsatt är vakant.
I takt med att omvärlden förändras arbetar Region Gotland i större utsträckning med kvalitet och säkerhet i rekryteringsprocessen. Det innebär att du som kandidat kan komma att omfattas av vissa kontroller inför anställning. Vilka kontroller som tjänsten du söker kan omfattas av får du information om inför eller under intervjun.
Inför samtliga anställningar behöver du som kandidat visa upp ID-handling och personbevis.
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-12-07
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2023/1200".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Region Gotland (org.nr 212000-0803)
Arbetsplats HSF Bemanning
Kontakt Jenny Hult, enhetschef
0498-268599,jenny.hult@gotland.se Jobbnummer 8283306
Observera att sista ansökningsdag har passerat.