Administratör/nämndsekreterare
Stockholms stad, Kommunikation och IT-staben / Administratörsjobb / Stockholm
2016-08-15
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administratör/nämndsekreterare" (publicerad 2016-08-30) ⬅️
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms stad, Kommunikation och IT-staben i Stockholm Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.
Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning och utbildning i svenska för invandrare (sfi).
Vi följer upp och metodutvecklar löpande för att förbättra våra resultat. Det gemensamma uppdraget är att rusta människor för jobb och vi samverkar mellan våra olika verksamhetsområden för att hitta de bästa lösningarna för stockholmarna.
Ledningen och administrationen av arbetsmarknadsförvaltningen är samlad på huvudkontoret som ligger i Slakthusområdet vid Globen. Här finns arbetsmarknadsdirektör och ledningsgrupp samt strategiska stödfunktioner som utveckling och utredning, kommunikation och IT, ekonomi, personal och administration. På huvudkontoret finns även enheten som samordnar stadens flykting- och minoritetsfrågor.
Publiceringsdatum2016-08-15ArbetsuppgifterDu ingår i förvaltningens administrativa stab. Inom staben finns en registrator, fem administratörer och en stabschef som tillsammans ansvarar för nämndsekretariat, registratur och arkiv samt ett samlat stöd till förvaltningens direktör och stabs- och avdelningschefer. I stabens uppdrag ingår även vissa gemensamma administrativa och praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor.
Alla administratörer ansvarar för stabens totala uppdrag men kan ha ett särskilt specialområde. Till den här tjänsten söker vi någon som, utöver stabens samlade uppdrag (som är den största delen av arbetet) även ska ha arbetsuppgifter som nämndsekreterare. I arbetsuppgifterna ingår:
Generellt administrativt arbete;
• administrativt stöd till förvaltningens direktör och stabs- och avdelningschefer, gemensamma administrativa och praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor, nämndsekretariat, registratur och arkiv
• skriva protokoll och minnesanteckningar, sammanställa information
• samordna och planera möten och konferensarrangemang
• ta fram och ändra i rutiner och blanketter
• hantera fakturor och inköp
• kan även ingå att sammanställa och sprida information
• i vissa fall även att ansvara för samarbetsytor
• aktivt deltagande i utvecklingen av verksamheten
• planera och genomföra utbildningar och informationsinsatser inom stabens ansvarsområden
• nära samarbete med delar av förvaltningens ledningsgrupp gällande stöd med bland annat planering och genomförande av olika möten och konferenser
Arbetsuppgifter som nämndsekreterare;
• delansvar för ärendehantering och sekreterarskap för nämnden och tillhörande förvaltningsgrupp och råd för funktionshinderfrågor
• nära samarbete med förvaltningens registrator
• stöd för nämndens politiker i administrativa frågor kopplade till nämnden
KvalifikationerDu har:
• Gymnasiekompetens
• Goda IT-kunskaper (du har arbetat i Officepaketets olika program och eventuellt i enkätverktyg etc.).
• Erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation.
• Erfarenhet av att ha arbetat som nämndsekreterare eller liknande i offentlig förvaltning
• Erfarenhet av att hålla ihop processer som t ex hantering av återkommande möten med tillhörande förberedelser, genomförande och uppföljning.
• Mycket goda kunskaper i svenska språket, både skriftligt och muntligt
Det är meriterande med erfarenhet av:
• att ha arbetat med fakturahantering
• arbete som administrativt stöd gentemot ledningsfunktioner
• utvecklingsarbete inom ärende- och dokumenthantering samt administrativa processer
• att utbilda och /eller informera och ge råd
Tjänsten kräver att du är strukturerad, noggrann och att du tycker om att ge god service. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
Du är van vid, och tycker om att samarbeta men kan även arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du uttrycker dig obehindrat i och känner dig trygg i att formulera dig i skrift. Du är flexibel när det kommer till att ta dig an varierande arbetsuppgifter samt anamma nya metoder och arbetssätt.
Varmt välkommen med din ansökan!
ÖVRIGT
Vi värdesätter de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten och ser därför gärna sökande med olika bakgrund och livserfarenhet till tjänsten.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Dagtid. Heltid Tillsvidareanställning tillsvidare
ErsättningMånadslön Månadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2016-08-29
Ange följande referens när du ansöker: A43895
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktAmanda Hernbäck, Administrativ chef 08-508 35 511
Jessica Colbro Holm, HR-konsult 08-508 117 37
jessica.colbro.holm@stockholm.seFacklig kontaktBirgitta Naess, SACO 08-508 40 623
Jösta Claeson, Vision
FöretagStockholms stad, Kommunikation och IT-staben
AdressStockholms stad, Kommunikation och IT-staben
Box 10014
12126 Stockholm-Globen
KontorsadressLivdjursgatan 4 12162 Johanneshov
Jobbnummer 2991586
Observera att sista ansökningsdag har passerat.