Administratör med inriktning mot inköp och dokumenthantering
Stockholms Universitet / Administratörsjobb / Stockholm
2024-05-17
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Universitet i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Sollentuna,
Täby eller i
hela Sverige vid Institutionen för svenska och flerspråkighet. Sista dag att ansöka är 2024-06-03.
Institutionen för svenska och flerspråkighet är en av de största institutionerna inom den humanistiska fakulteten vid Stockholms universitet. Vi har ca 130 anställda och drygt 5000 studenter per läsår. På institutionen bedrivs forskning och utbildning inom områdena svenska och nordiska språk, svenska som andraspråk, tvåspråkighet (på Centrum för tvåspråkighetsforskning) samt tolkning och översättningsvetenskap (på Tolk- och översättarinstitutet).
I rollen som administratör med inriktning mot inköp och dokumenthantering har du i uppdrag att bidra till ett kvalitativt stöd till verksamheten. Du tillhör ekonomifunktionen i den tekniska och administrativa enheten, men har ett nära samarbete med övriga funktioner. Den tekniska och administrativa enheten består av ca 25 medarbetare inom ekonomi, HR och studieadministration. Enheten har i uppdrag att ge service av hög kvalitet samt att säkerställa följsamhet till gällande lagar och förordningar. Vid enheten arbetar vi med kontinuerlig utveckling av verksamheten.
Publiceringsdatum2024-05-17Dina arbetsuppgifterI rollen som administratör med inriktning mot dokumenthantering och inköp är du central för institutionens dokument- och informationshantering samt för kvalitén i vår inköpsprocess. Rollen är en kombination av administrativ och praktisk service som kräver förmåga att strukturera och koordinera sitt arbete. Du säkerställer att arbetet genomförs enligt gällande regelverk, ex. lagen om offentlig upphandling (LOU), offentlighets- och sekretesslagen och förvaltningslagen. Detta gör du i samarbete med Stockholms universitets organisation ex. Inköpssektionen och Enheten för arkiv- och registratur. Du deltar i utvecklingsarbete och har ett intresse att hålla dig uppdaterad inom området. Du gillar ordning och reda och vill bidra till ökad digitalisering.
Arbetsuppgifter består bla. i att:
• Administrera, ta emot beställningar samt säkerställa att dessa sker enligt gällande avtal, ex. konferensbokningar, resor, mötesarrangemang, beställningar som passerkort, fika och kontorsmaterial.
• Vara behjälplig i våra lokaler med praktiska göromål tex att säkerställa att utrustning finns i pentryn och post- och materielrum.
• Sedvanliga registratorsuppgifter som diarieföring och att registrera handlingar, göra sekretessprövningar, hantera post, ansvara för utlämningsärenden och besvara frågor.
• Delta i arbetet med institutionens digitala och fysiska arkiv och är kontaktperson gentemot Stockholms universitets centrala arkiv och förvaltningen i frågor som rör diariet och arkivet. Du deltar också i arbetet med att ta fram, förbättra och implementera rutiner, processer och strategier för vårt långtidsbevarande, digitalt och fysiskt.
• Vara ett stöd och deltar i institutionens arbete kring informationssäkerhet.
• Säkerställa följsamhet till gällande lagar, regler, interna styrdokument samt överenskommelser och avtal inom verksamhetsområdet.
• Ge stöd och råd inom arbetsområdet.
• Koordinera, strukturera och organisera arbetet inom verksamhetsområdet.
• Delta aktivt i utvecklingsarbete och dokumentation av arbetet.
• Administrera och skapa underlag för styrdokument och beslut.
• Administrera och boka möten samt skriva protokoll/minnesanteckningar.
• Andra administrativa sysslor kan tillkomma.
KvalifikationerKvalifikationer• akademisk examen eller motsvarande
• erfarenhet av arbete med liknande arbetsuppgifter, som inköp/beställningar, direktupphandlingar och informationshantering inom universitets- och högskolesektorn, alternativt offentlig förvaltning (diarieföring och arkivering)
• mycket god erfarenhet av administrativa system
• erfarenhet av koordinering och samordning
• goda kunskaper i Officepaketet
• mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift.
Meriterande
• utbildning och kunskap inom inköp, offentlig upphandling och gällande regelverk för området
• utbildning och kunskap inom registratur och/eller arkivfrågor och gällande regelverk för området
• erfarenhet av att samordna styrelsearbete och möten samt av att skriva protokoll och minnesanteckningar
• erfarenhet av avtalskontroll
• erfarenhet av att driva eller delta i utvecklingsarbete.
Dina personliga egenskaperVi söker dig som har ett starkt intresse att skapa struktur och ordning och som ser följsamhet till regelverk som en förutsättning i ditt arbete. Du är ansvarstagande, noggrann med ett serviceinriktat förhållningssätt. Du arbetar proaktivt samtidigt som du har en hög kvalitet i ditt arbete. Det viktiga är inte att du kan allt från början utan har en vilja att lära dig. Det krävs att du har en god kommunikativ förmåga och har lätt att formulera dig i skrift och vid samtal. För att trivas i rollen är det viktigt att du uppskattar kontakter med kollegor och samarbetspartners och du behöver ha ett intresse att utveckla verksamheten. Du behöver kunna arbeta självständigt och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Att hjälpas åt är en självklarhet. Känner du igen dig? Varmt välkommen med din ansökan.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför löneanspråk. Tillträde 1 augusti eller enligt överenskommelse.
Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Kontaktuppgifter för detta jobbNärmare information om anställningen lämnas av Lena Eriksson, gruppledare,
lena.m.eriksson@su.se eller Cecilia Törnqvist Råberger, administrativ chef,
cecilia.raberger@su.se.
Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64,
saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89,
alejandra@st.su.se, samt
seko@seko.su.se (SEKO).
Så ansöker duDu söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.
Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.
Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.
OBS! Den fullständiga annonsen hittar du på Stockholms universitets webbsida
www.su.se/jobb.Välkommen med din ansökan!
Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.
Ersättning Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-06-03
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Stockholms Universitet (org.nr 202100-3062),
http://www.su.se Arbetsplats Stockholms universitet
Jobbnummer 8687955